Zukunftsfähige Kommunikation bei HEWI: Von Lotus Notes zu Microsoft 365
Mit dem Wechsel von Lotus Notes zu Microsoft 365 modernisiert HEWI seine IT-Kommunikation grundlegend mit dem Ziel, Prozesse zu vereinheitlichen, Systeme zu integrieren und die digitale Zusammenarbeit nachhaltig zu stärken.
(PresseBox) - Die Anforderungen an eine moderne, integrierte Kommunikationslandschaft steigen kontinuierlich. Veraltete IT-Systeme bremsen nicht nur Prozesse, sondern beeinträchtigen zunehmend auch die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Vor diesem Hintergrund entschied sich die HEWI Heinrich Wilke GmbH, ein traditionsreicher Hersteller hochwertiger Sanitärsysteme, Beschläge und barrierefreier Lösungen, zur Ablösung ihres etabliertenGroupware-Systems Lotus Notes und zum strategischen Wechsel auf Microsoft 365. Gemeinsam mit noventum consulting wurde dieser Wandel sorgfältig vorbereitet und erfolgreich realisiert.
DER KUNDE HEWI: DESIGN, FUNKTIONALITÄT UND VERANTWORTUNG
Die?HEWI Heinrich Wilke GmbH?mit Hauptsitz in?Bad Arolsen?steht seit ihrer Gründung im Jahr 1929 für qualitativ hochwertige und funktional durchdachte Produktlösungen. Mit über?500 Mitarbeitenden?ist das Unternehmen heute international aktiv und gilt als Spezialist für designorientierte Sanitärlösungen, barrierefreie Produkte und hochwertige Beschlagtechnik. Als wachstumsorientiertes Industrieunternehmen setzt HEWI auf eine stabile, sichere und zukunftsfähige IT-Infrastruktur als Rückgrat moderner Zusammenarbeit und effizienter Geschäftsprozesse.
AUSGANGSLAGE: HETEROGENE SYSTEMLANDSCHAFT MIT HANDLUNGSBEDARF
Zum Projektbeginn war Lotus Notes die zentrale Plattform für interne Kommunikation und Workflows. Ergänzend waren Microsoft Teams (eingeführt während der Corona-Pandemie für ortsunabhängige Zusammenarbeit) sowie das Active Directory im Einsatz. Diese?technologisch uneinheitliche IT-Landschaft?führte jedoch zunehmend zu Einschränkungen: fehlende Systemintegration, hoher Pflegeaufwand, manuelle Workarounds und unweigerlich zu einer sinkenden Nutzerzufriedenheit. Der Wunsch nach Veränderung war groß und gleichzeitig sollte der anstehende Systemwechsel mit hoher Planungssicherheit erfolgen. Der Bedarf nach einem?strukturierten, risikominimierten Transformationsansatz?war deutlich.
PROJEKTVERLAUF: VERTRAUENSVOLLE ZUSAMMENARBEIT ALS SCHLÜSSEL
Auf Basis mehrerer erfolgreich abgeschlossener Teilprojekte, unter anderem im Bereich Microsoft Teams Governance und IT-Security, hatte sich zwischen HEWI und noventum consulting bereits eine gute Vertrauensbasis entwickelt. Darauf aufbauend wurde der Migrationsprozess hin zu Microsoft 365 initiiert.
Das Projekt begann mit einer fundierten?IST-Analyse?sowie gemeinsamen?Workshops zur Zieldefinition. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse mündeten in ein umfassendes?Pflichtenheft, das alle relevanten technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Aspekte detailliert dokumentierte. Von Lizenzanforderungen über Archivierungsrichtlinien bis hin zu Verschlüsselungskonzepten wurden sämtliche Migrationsvoraussetzungensystematisch erfasst. Der gewählte?modulare Projektansatz?erlaubte eine schrittweise und nachvollziehbare Umsetzung, die sowohl technologische Abhängigkeiten als auch unternehmensspezifische Anforderungen berücksichtigte. Technische Kernmaßnahmen umfassten unter anderem:
Aufbau einer?hybriden Exchange-Infrastruktur
Optimierung des?AAD-Connects?(heute Microsoft Entra Connect)
Absicherung des?Microsoft 365-Tenants
Migration verschlüsselter Lotus Notes-Mails unter Berücksichtigung von Zugriffsschutz (Private Flag)
Umstellung auf?Archiv-Mailboxen?für ältere Inhalte
Migration sämtlicher?Termine, Kontakte, Aufgaben und Gruppenpostfächer
Aufbau eines modernen?SharePoint-basierten Intranets
Integration eines individuellen?eLearning-Bereichs
Durchführung zielgruppenspezifischer?Schulungsmaßnahmen
Neugestaltung unternehmensspezifischer?Workflows mithilfe von Power Automate
Implementierung von Microsoft Intune
Regelmäßige Security Reviews der Microsoft 365-Umgebung
Und aktuell eine Machbarkeitsanalyse für Azure AI Search
Hier können Sie die gesamte Story lesen:nc360° Artikel VON LOTUS NOTES ZU MICROSOFT 365
Die noventum consulting GmbH ist eine international tätige IT Management Beratung.
1996 in Münster gegründet, ist noventum heute mit über 120 Mitarbeiter:innen in Münster und Düsseldorf vertreten. In Luxemburg arbeitet ein selbständiges noventum-Partnerunternehmen.
Geschäftsführender Gesellschafter ist Uwe Rotermund.
noventum consulting unterstützt seine Kunden bei ihren IT-Herausforderungen und in ihrem Bemühen um eine moderne Unternehmenskultur.
Kunden sind Dax-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen und Organisationen mit großer IT-Infrastruktur.
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Datum: 22.07.2026 - 13:38 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Karim FleifelLilith Judith
Stadt:
Münster
Kategorie:
Dienstleistung
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