Inventur App statt Zettelwirtschaft: So funktioniert die digitale Bestandserfassung mit Mietgeräten
MDE-Geräte mieten, Inventur App vorkonfigurieren und Bestände direkt am Zählplatz digital erfassen
(PresseBox) - Die Suche nach einer Inventur App beginnt häufig mit einem konkreten Problem: Die letzte Inventur hat zu lange gedauert, Papierlisten mussten nachträglich übertragen werden oder die Klärung von Differenzen verursachte zusätzlichen Aufwand.
Besonders bei großen oder kleinteiligen Sortimenten stoßen manuelle Zähllisten schnell an Grenzen. Zusätzliche Erfassungsmerkmale wie Mindesthaltbarkeitsdaten erhöhen den Aufwand weiter. Das zeigt sich beispielsweise bei einem Reformhaus-Verbund mit 25 Standorten, der zahlreiche haltbarkeitsrelevanteArtikel in kleinen Verpackungseinheiten führt: Neben der Bestandsmenge muss auch das Mindesthaltbarkeitsdatum dokumentiert werden. Auf Papier bedeutet das zusätzlichen Erfassungsaufwand an jedem einzelnen Artikel.
Eine digitale Inventur mit Barcode-Scanning verlagert diese Erfassung direkt an den Zählplatz und reduziert damit mehrere manuelle Zwischenschritte.
Was eine Inventur App gegenüber Papierlisten verändert
Bei einer papierbasierten Inventur wird zunächst gezählt und notiert. Anschließend müssen die Ergebnisse in ein digitales System übertragen und kontrolliert werden.
Mit derCOSYS Inventur Appscannen Mitarbeitende den Artikel direkt am Regal oder Lagerplatz, erfassen die Menge und speichern die Position digital. Der Barcode wird mit dem hinterlegten Artikelstamm abgeglichen, sodass nicht zuordenbare oder auffällige Erfassungen frühzeitig geprüft werden können. Damit entfällt insbesondere die spätere manuelle Übertragung handschriftlicher Zähllisten.
Jeder Erfassungsvorgang wird dabei vom ersten Scan an vollständig digital dokumentiert — mit Zeitstempel, Mitarbeiterkennung, Geräte-ID und Zählplatz. Auch Korrekturen und Mengenänderungen bleiben im System nachvollziehbar. Diese lückenlose Aufzeichnung aller Zählbewegungen schafft eine Datenbasis, die bei Rückfragen durch Wirtschaftsprüfer oder interne Kontrollstellen jederzeit transparent auswertbar ist.
Warum Mietgeräte den Einstieg erleichtern
Nicht jedes Unternehmen benötigt das ganze Jahr über eine große MDE-Flotte. Gerade für saisonale Bedarfsspitzen stellt COSYS deshalb vorkonfigurierteMDE-Mietgeräteverschiedener Hersteller wieZebra,HoneywellundDatalogicsowie weiterer Marken aus einem umfangreichen Gerätepool für kurz- oder langfristige Einsätze bereit.
Die Geräte werden für den vorgesehenen Inventurprozess vorbereitet: Inventur App, benötigte Konfigurationen und kundenspezifische Stammdaten stehen zum Einsatz bereit. Nach der Inventur gehen die Geräte zurück. Inventurscanner mieten statt kaufen reduziert damit Kapitalbindung sowie den langfristigen Aufwand für Wartung und Lagerung.
Wie die COSYS Inventur App im Zählprozess eingesetzt wird
Die COSYS Anwendung läuft auf professionellen MDE-Geräten sowie geeigneten Smartphones und unterstützt einen kombinierten Offline- und Online-Betrieb mit lokaler Datenhaltung auf dem Gerät.
Mitarbeitende erfassen Artikel per Barcode-Scanner und geben die gezählte Menge direkt ein. Abhängig von der Projektkonfiguration können dabei zusätzliche Informationen wie Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten berücksichtigt werden, beispielsweise auch per OCR-gestützter Datumserfassung. Das ist besonders dort relevant, wo neben derBestandsmenge weitere Artikeldaten dokumentiert werden müssen. Ein Reformhaus-Verbund mit zahlreichen haltbarkeitsrelevanten Artikeln kann so beispielsweise Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum in einem Arbeitsgang erfassen, statt beide Angaben separat zu dokumentieren.
Wie WebDesk und ERP-Anbindung die Nachbearbeitung unterstützen
Übertragene Inventurdaten stehen imCOSYS WebDeskzentral zur Verwaltung und Nachbearbeitung bereit. Dort lassen sich Stammdaten, Zähllisten und Inventurinformationen verarbeiten, Inventurprotokolle erstellen sowie Erfassungshistorien und Bewegungsdaten dauerhaft für Auswertungen und jahresübergreifende Vergleiche vorhalten.
Nach Abschluss können Inventurdaten abhängig von der Systemkonfiguration online oder gesammelt an ERP-Systeme wie SAP, Lexware oder JTL übergeben werden. Kundenspezifische Import- und Exportprozesse sowie unterschiedliche Schnittstellenvarianten sind möglich.
Warum eine frühe Vorbereitung sinnvoll ist
Auch eine standardisierte Inventurlösung benötigt Vorbereitung. Artikelstammdaten, benötigte Geräteanzahl, Zählbereiche und die Übergabe an das ERP sollten vor dem Stichtag geklärt und getestet werden. Ein Testlauf unter realistischen Bedingungen prüft Barcode-Erkennung, Benutzerführung und Datenübergabe.
Die Nachfrage nach MDE-Leihgeräten steigt erfahrungsgemäß ab September deutlich an. Wer den Gerätebedarf frühzeitig abstimmt, sichert Verfügbarkeit und gewinnt Zeit für einen solchen Testlauf.
Fazit
Eine Inventur App ersetzt nicht nur Papier durch einen Bildschirm. Sie verlagert Artikelidentifikation, Mengenerfassung und Dokumentation direkt an den Zählplatz, nachvollziehbar, auswertbar und prüfungsfähig vom ersten Scan bis zum fertigen Inventurprotokoll.
Sie möchten Ihre Inventur 2026 mit einer App statt mit Papierlisten durchführen? COSYS berät Sie unverbindlich, online oder telefonisch. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb(at)cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App fürAndroidundiOStesten und den Erfassungsworkflow selbst kennenlernen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung,über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Datum: 19.08.2026 - 09:30 Uhr
Sprache: Deutsch
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