Tickets grün, Projekt rot–warum erfolgreiche IT mehr braucht als funktionierende Software
(ots) - In vielen Unternehmen werden IT-Projekte pünktlich abgeschlossen, Tickets sauber abgearbeitet und Systeme erfolgreich ausgerollt – trotzdem bleibt der erhoffte Nutzen aus. Fachbereiche sind unzufrieden, Mitarbeiter umgehen neue Lösungen und die IT wird weiterhin als Kostenstelle statt als strategischer Partner wahrgenommen. Der Grund liegt oft nicht in der Technik, sondern in fehlender Kommunikation und mangelnder Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
Ein grünes Ticketsystem ist noch kein erfolgreiches Projekt. Wirklich erfolgreich ist IT erst dann, wenn die Lösung beim Nutzer ankommt, verstanden wird und einen messbaren Mehrwert schafft. Dazwischen entscheidet Kommunikation – nicht Technologie. Hier erfahren Sie, warum selbst technisch erfolgreiche Projekte scheitern können, welche Kommunikationsfehler Unternehmen immer wieder machen und wie Führungskräfte ihre IT vom Ticketbearbeiter zum strategischen Wertschöpfungspartner entwickeln.
Wenn Erfolg nur auf dem Papier existiert
Viele IT-Projekte erfüllen sämtliche klassischen Erfolgskennzahlen. Zeitplan und Budget werden eingehalten, offene Tickets abgearbeitet und Fehler behoben. Dennoch zeigt sich nach dem Go-live häufig ein anderes Bild: Neue Anwendungen werden kaum genutzt, Mitarbeitende greifen weiterhin auf alte Arbeitsweisen zurück oder entwickeln eigene Lösungen außerhalb der offiziellen Systeme.
Das eigentliche Problem liegt dabei selten in der technischen Umsetzung. Viel häufiger wurde an den Bedürfnissen der späteren Nutzer vorbeientwickelt. Eine Anwendung kann fehlerfrei funktionieren und trotzdem keinen Mehrwert schaffen, wenn sie den Arbeitsalltag nicht sinnvoll unterstützt.
Dass dieses Problem weit verbreitet ist, zeigen verschiedene Untersuchungen. So werden viele Softwarefunktionen nur selten oder gar nicht genutzt, während gleichzeitig zahlreiche Softwarelizenzen ungenutzt bleiben. Die technische Bereitstellung allein garantiert also noch keinen erfolgreichen Einsatz.
Gute Anforderungen entstehen nicht im Besprechungsraum
Bereits zu Beginn vieler Projekte werden entscheidende Weichen falsch gestellt. Zwar finden Workshops statt und Anforderungen werden ausführlich dokumentiert, doch häufig kommen vor allem Führungskräfte, Key User oder Projektverantwortliche zu Wort. Die Menschen, die später täglich mit der Lösung arbeiten, werden dagegen oft nur unzureichend eingebunden.
Dadurch fehlen wichtige Informationen, die in keinem Lastenheft stehen. Welche Arbeitsschritte besonders häufig vorkommen, welche Eingaben unter Zeitdruck praktikabel sind oder welche Reihenfolge von Informationen den Arbeitsablauf erleichtert, wissen meist nur diejenigen, die täglich mit den Prozessen arbeiten.
Auf dem Weg von der ersten Anforderung bis zur fertigen Software entstehen zudem zahlreicheÜbergaben. Vertrieb, Fachbereich, Projektleitung, externe Dienstleister und Entwicklung übersetzen Anforderungen immer wieder neu. Dabei gehen selten Informationen verloren, wohl aber deren Bedeutung. Kleine Missverständnisse summieren sich und führen dazu, dass zwar exakt umgesetzt wird, was dokumentiert wurde – jedoch nicht unbedingt das, was tatsächlich gebraucht wird.
Nutzer geben ständig Feedback – nur wird es oft übersehen
Unternehmen erhalten meist deutlich mehr Rückmeldungen ihrer Mitarbeitenden, als ihnen bewusst ist. Werden neue Anwendungen umgangen, entstehen Excel-Listen, eigene Prozesse oder nicht freigegebene Softwarelösungen. Solche Workarounds werden häufig als Regelverstoß interpretiert, sind in Wirklichkeit jedoch ein deutliches Signaldafür, dass bestehende Werkzeuge den Arbeitsalltag nicht ausreichend unterstützen.
Deshalb lohnt es sich, diese Umgehungslösungen nicht ausschließlich als Risiko zu betrachten, sondern als wertvolle Informationsquelle. Sie zeigen, an welchen Stellen Prozesse verbessert oder Anwendungen einfacher gestaltet werden müssen. Wer lediglich Verbote ausspricht, beseitigt die Ursachen nicht. Nachhaltige Verbesserungenentstehen erst dann, wenn die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender verstanden und berücksichtigt werden.
Kommunikation als Erfolgsfaktor
Technische Kompetenz bleibt selbstverständlich eine Voraussetzung für erfolgreiche IT-Projekte. Entscheidend ist jedoch, wie gut Informationen zwischen allen Beteiligten fließen. Je mehr Übergaben, Abstimmungsschleifen und Kommunikationsbarrieren entstehen, desto größer wird das Risiko, dass am eigentlichen Bedarf vorbeigearbeitet wird.
Führungskräfte können diesem Risiko mit wenigen, aber wirkungsvollen Maßnahmen begegnen. Bereits vor Projektbeginn sollte klar definiert werden, welcher konkrete Nutzen erreicht werden soll. Ebenso wichtig ist es, einige Wochen nach dem Rollout zu überprüfen, ob die Lösung tatsächlich genutzt wird und die gewünschten Veränderungen eingetreten sind. Außerdem lohnt sich ein kritischer Blick auf die Kommunikationswege: Je direkter Entwickler mit den späteren Anwendern sprechen können, desto geringer ist das Risiko von Missverständnissen.
Wirkung statt Statusberichte
Der Erfolg eines IT-Projekts zeigt sich nicht daran, dass alle Tickets geschlossen wurden oder ein Projekt termingerecht beendet werden konnte. Entscheidend ist vielmehr, ob Mitarbeitende die neue Lösung tatsächlich nutzen und dadurch ihre Arbeit einfacher, schneller oder zuverlässiger erledigen können.
Genau deshalb sollte IT nicht ausschließlich anhand technischer Kennzahlen bewertet werden. Erst wenn der tatsächliche Nutzen für die Fachbereiche sichtbar wird, entwickelt sich die IT vom reinen Dienstleister zum strategischen Partner des Unternehmens. Kommunikation ist dabei kein zusätzlicher Projektschritt, sondern die Voraussetzung dafür, dass technische Lösungen ihre Wirkung überhaupt entfalten können.
Über René Schröder
René Schröder ist Gründer und Geschäftsführer der RegSus Consulting GmbH in München. Seit über 20 Jahren begleitet er IT-Transformationen im DACH-Mittelstand sowie in regulierten Branchen wie Energie, Pharma und Finanzdienstleistungen. Sein Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeitzwischen IT und Fachbereich. Er ist Autor mehrerer Bücher zu IT und Business, zuletzt „E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation“ und „Wir irren uns gern gemeinsam“. Mehr Informationen unter: https://regsus.de/
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Datum: 18.08.2026 - 09:55 Uhr
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