Löschkonzept im Recruiting: Wie Schweizer Unternehmen Bewerberdaten DSG-konform verwalten
Absage, Talent Pool oder Einstellung–das revidierte Datenschutzgesetz stellt klare Anforderungen an die Speicherung und Löschung von Screening- und Bewerbungsunterlagen.
(PresseBox) - Compliance-Risiko in vielen HR-Abteilungen ist das fehlende oder unvollständige Löschkonzept für Bewerbungs- und Screeningdaten. Das revidierte DSG macht hier klare Vorgaben – je nach Ausgang des Bewerbungsprozesses gelten unterschiedliche Regeln.
Fallkonstellation 1: Absage
Bei einer Absage sollten Bewerbungs- und Screeningunterlagen grundsätzlich zeitnah gelöscht werden. Zur Beweissicherung – insbesondere im Hinblick auf mögliche Klagen nach dem Gleichstellungsgesetz (GlG) – ist es in der Praxis üblich, die Unterlagen für rund drei Monate aufzubewahren. Danach greift die definierte Löschroutine. Eine längere Aufbewahrung bedarf einer besonderen Rechtfertigung.
Fallkonstellation 2: Talent Pool
Die Aufnahme eines Kandidaten in einen Talent Pool ist nur mit dessen klarer, aktiver und befristeter Einwilligung zulässig. Diese Einwilligung gilt nicht unbegrenzt: Empfohlen werden klare Speicherfristen von 12 bis 24 Monaten. Nach Ablauf der Frist muss entweder eine erneute Einwilligung eingeholt oder die Daten müssen gelöscht werden. Ein automatisierter Reminder-Prozess ist Best Practice.
Fallkonstellation 3: Einstellung
Bei einer erfolgreichen Einstellung werden die relevanten Teile des Background Checks in das Personaldossierüberführt. Eine sofortige Löschung aller übrigen Screening-Daten ist aus Beweisgründen oft nicht empfehlenswert, sollte aber nach einer angemessenen Aufbewahrungsfrist systematisch erfolgen. Eine konsequente Löschroutine muss auch hier gelebt werden.
Praktische Umsetzung: Was eine Löschroutine leisten muss
Eine DSG-konforme Löschroutine umfasst die Definition von Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie, automatisierte Lösch- oder Sperr-Trigger im Bewerbermanagementsystem, Nachweismöglichkeit der Löschung für Revisionen sowie die regelmässige Schulung der HR-Mitarbeitenden. Unternehmen, die hier Lücken haben, setzen sich nicht nur Bussgeldrisiken aus, sondern gefährden auch das Vertrauen von Bewerberinnen und Bewerbern.
Validato ist ein führender Schweizer Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in der Schweiz ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
Mehr unter: www.validato.com
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Datum: 10.04.2026 - 13:00 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Reto Marti
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Zürich
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Kategorie:
Softwareindustrie
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