Die eRechnung rollt! Die Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern

05.07.2017 - 10:50 | 1507551


Artikel von Schütze Consulting AG

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU und das am 10. April 2017 veröffentlichte E-Rechnungsgesetz Bund verpflichten die öffentlichen Auftraggeber des Bundes zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das Bundesministerium des Innern (BMI) geht bei der Einführung der elektronischen Rechnung voran und beginnt am 1. Dezember 2017 mit der Einführung der eRechnung im eigenen Geschäftsbereich. Während die obersten Bundesbehörden die gesetzlichen Anforderungen bis zum 27. November 2018 umsetzen müssen, steht den nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des BMI sowie der anderen Bundesministerien als sogenannten subzentralen öffentlichen Auftraggebern ein zusätzliches Jahr für die Umsetzung zur Verfügung.

Mit dem Projekt zur „Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern“ wird ein Umsetzungsvorgehen für das BMI aufgezeigt. Die Schütze Consulting AG, die bereits die Erstellung des Architekturkonzepts begleitet hat, unterstützt das BMI gemeinsam mit der Bonpago GmbH und der MACH AG. Gegenwärtig ist die MACH-Software das am weitesten verbreitete ERP-System im Geschäftsbereich des BMI. Deshalb wird den Behörden ein Gesamtpaket für die Umsetzung der eRechnung mit der MACH-Software zur Verfügung gestellt.

Grundlage für das Vorgehen bildet das Architekturkonzept eRechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland, das den ersten Meilenstein bei der Einführung der eRechnung markiert. Das Konzept für die technologische Umsetzung einer zentralen Rechnungseingangsplattform für elektronische Rechnungen wurde vom BMI, dem Bundesministerium der Finanzen sowie dem Land Bremen mit dem Ziel abgestimmt, eine wegweisende Lösung für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zu realisieren. Weiterhin wurde XRechnung als föderal übergreifender eRechnungsstandard im Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates entwickelt.

Das BMI hat ein Konzept für die zentrale Steuerung des Einführungsprojekts erarbeitet, dessen Kern ein Musterprozess zur behördenübergreifend standardisierten Bearbeitung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung bildet. Dieser Musterprozess ist für alle Behörden des Geschäftsbereichs verbindlich und deckt den kompletten Ablauf der Rechnungsstellung beginnend bei den relevanten Aspekten der vorgelagerten Bestellung und des Wareneingangs über den Rechnungseingang und die Rechnungsfreigabe bis hin zur Zahlungsauslösung ab.

Im Rahmen des Musterprozesses werden auch Möglichkeiten zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung aufgezeigt. Mit der Automatisierung kann eine Steigerung der Prozessqualität sowie eine Reduktion manueller Arbeitsschritte erreicht werden. Eine wichtige Voraussetzung zur Automatisierung ist, dass ein eindeutiger Bezug zwischen einer Rechnung und einer Bestellung im MACH-System hergestellt werden kann. Ausgehend von diesem sogenannten Bestellbezug kann eine Rechnung einem Wareneingang automatisiert zugeordnet werden. Darüber hinaus kann der Bestellbezug die Grundlage für eine automatisierte Rechnungsfreigabe vom Rechnungseingang in der zentralen Rechnungseingangsplattform bis zur Zahlungsauslösung bilden. Eine Umsetzung dieser Direktbuchung stellt die aufschiebend bedingte Anordnung dar, ein vom Land Bremen entwickeltes Modell. Für diese weitreichende Automatisierung müssen gegebenenfalls rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen werden.



Neben der Automatisierung wird auch eine Zentralisierung im Rahmen des Musterprozesses betrachtet. Während manche nachgeordnete Behörden bereits bestimme Prozessschritte an das Bundesverwaltungsamt als Dienstleistungszentrum ausgelagert haben, läuft der Großteil der Rechnungsverarbeitung bisher dezentral in den Behörden ab. Da eingehende eRechnungen im Geschäftsbereich zentral von der Rechnungseingangsplattform des Bundes zur Verfügung gestellt werden, ergeben sich weitreichende Möglichkeiten zur Zentralisierung im Geschäftsbereich des BMI. Damit kann die Prozessqualität bei komplexen Prozessen mit geringem Volumen gesteigert und darüber hinaus der IT- beziehungsweise Fachaufwand für die Pflege und Wartung von IT-Systemen reduziert werden.

Da sowohl Rechnungen mit als auch ohne erfassten Bestellbezug zu erwarten sind, werden mehrere Varianten des Musterprozesses betrachtet, die sich hinsichtlich der Voraussetzungen und des Automatisierungsgrades unterscheiden. Aufbauend auf dieser abstrakten Modellierungsebene überführt die MACH AG den Musterprozess in technisch ausführbare Prozesse. Dabei erfolgt eine enge Abstimmung mit den Pilotbehörden des Geschäftsbereichs, die sich für eine frühzeitige Teilnahme am Roll-out bereiterklärt haben. Nach Test und Abnahme der Prozesse stellt das BMI den nachgeordneten Behörden ein Roll-out-Konzept bereit. Anhand des Konzepts wird der Musterprozess zunächst ab Dezember 2017 bei drei Pilotbehörden eingeführt. Auf diese Weise werden Umsetzungsbeispiele für die erleichterte Einführung in den übrigen Behörden geschaffen. Die weitere Einführung erfolgt anschließend blockweise. Ab 1. Juni 2018 führen jeweils drei Behörden im Abstand von sechs Monaten den Roll-out durch, sodass die Einführung fristgerecht zum 27. November 2019 abgeschlossen sein wird.

Unternehmensinformation / Kurzprofil:

Die Schütze Consulting AG ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Berlin, Potsdam und Dresden. Seit über 17 Jahren liefert sie ihren Kunden aus der öffentlichen Verwaltung und der freien Wirtschaft kundenspezifische IT-Dienstleistungen und kompetente Beratung. Das Unternehmen analysiert die bestehende IT-Landschaft und entwickelt gemeinsam mit seinen Kunden individuelle Konzepte und Architekturen. Das Dienstleistungsspektrum reicht von der Beratung über die Entwicklung bis hin zum Betrieb. Die fachlichen Themenschwerpunkte sind neben eRechnung und ePayment unter anderem Digitalisierung, eHealth und eGovernment.


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Kontakt-Informationen:
Vor- / Nachname: Schütze Consulting AG

Ansprechpartner: Maria Schröder
Stadt: Berlin
Telefon: 030318050900

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erechnung, prozesse, roll-out, it-planungsrat-xrechnung, elektronische-rechnung, architekturkonzept,

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