Schlüssel zur Qualitätssicherung bei Tagungen und Veranstaltungen
Intergerma-Umfrage ermittelt Ansprüche an ein professionelles Teilnehmer-Management, das noch bei über 77 Prozent der Unternehmen im eigenen Haus stattfindet. Die Umfrage weist einen hohen Bedarf an Professionalisierung aus.
(IINews) - Hamm/Frankfurt (mas) – Der Tagungsspezialist Intergerma hat im November 2009 eine Umfrage zum Thema Teilnehmer-Management bei Veranstaltungen initiiert. Jetzt liegen die Ergebnisse der Umfrage vor, an der insgesamt 211 Entscheider unterschiedlicher Unternehmen und Branchen aus den Bereichen Direktion, Event-Management, Vertrieb und Marketing teilgenommen haben.
Die aktuelle Auswertung der Intergerma-Umfrage zeigt auf, dass sich bei 77, 2 Prozent der Befragten die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen um das Teilnehmer-Management kümmern. Nur 2,9 Prozent nehmen dafür einen externen Dienstleister in Anspruch. Insgesamt 77 Prozent nutzen nach wie vor klassische Office-Anwendungen wie Excel oder Word für das Teilnehmer-Management einer Veranstaltung. 5,4 Prozent greifen auf internetbasierte Anwendungen zurück und nur 2 Prozent nutzt professionelle Eventsoftware. Den Bedarf eines online-basierten Teilnehmer-Managements stellen 42,2 Prozent der Umfrage-Teilnehmer fest.
Laut Umfrage-Ergebnis umfasst ein professionelles Teilnehmer-Management für Veranstaltungsplaner eine Vielzahl von organisatorischen Leistungen und geht weit über die reine Teilnehmer-Registrierung hinaus. Im Allgemeinen erwarten die Unternehmen von der für das Teilnehmer-Management verantwortlichen Stelle insgesamt 16 Aspekte wie unter anderem Hotelrecherche, Verwaltung von Personendaten, Abrechnungsprozedere, Veranstaltungskonzipierung, Materialversand und Statistiken. Die Ansprüche an ein webbasiertes Teilnehmer-Management reichen von der präzisen Zielgruppenbestimmung, über den internetgestützten Einladungsversand, der Umsetzung von Vorgaben zur Unternehmensidentität bis hin zur Verwaltung von Workshops und der Online-Zahlungsabwicklung.
Zusätzlich wurden von den Umfrage-Teilnehmern individuelle Filterfunktionen, Reduzierung des Zeitaufwands, automatischer Fehlerabgleich, individualisierbare Erinnerungsfunktion, Raum- und Materialverwaltung, Hotel- und Flugbuchungsmöglichkeiten, Kostenvergleich und weitere Anwendungen zur Professionalisierung des Teilnehmer-Managements gewünscht.
Diese Anforderungen betrifft sowohl Veranstaltungsplaner, die bereits ein webbasiertes Teilnehmer-Management-System nutzen oder sich ein entsprechendes Internet-Tool wünschen als auch diejenigen, die keinen Bedarf an einer Online-Lösung sehen.
„Wir wissen, dass das richtige Teilnehmer-Management der Schlüssel zur Qualitätssicherung einer jeden Veranstaltung ist, wobei der Begriff bislang kaum erforscht oder gar klar definiert ist“, erklärt Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt die Initiative zur aktuellen Umfrage und sagt weiter: „Die Herausforderung der nächsten Zeit wird sein, diese Bedarfs-Lücke zu schließen und für die Anforderungen der Veranstaltungskunden in punkto Teilnehmer-Management kompetente Lösungen zu präsentieren“.
Die vollständige Ergebnispräsentation der Studie ist kostenfrei abrufbar unter der Telefon-Nummer 02381 - 30 70 90, per Email über info(at)intergerma.de oder im Internet unter www.intergerma.de/Umfrage/Umfrageergebnis_intergerma.ppt.
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Intergerma ist seit 26 Jahren auf dem Tagungsmarkt etabliert als Herausgeber des Tagungshotelführers "Hotels und Tagungsstätten in Deutschland, Österreich und der Schweiz" und als Lizenzgeber der Publikation "Eventlocations". Neben den Printversionen hat Intergerma im Jahr 2003 ein Online-System für Tagungshotels entwickelt als transparente und neutrale Informations- und Buchungsplattform für Unternehmen und Tagungsveranstalter. Im Jahr 2007 wurde das Online-Reservierungssystem an die Hotel.de AG übertragen. Seit der Übertragung des Online-Reservierungssystems konzentriert sich Intergerma auf sein Kerngeschäft der Handbücher und baut weitere Beratungs- und Serviceleistungen für Hotellerie und Tagungskunden aus. Der „Tagungs-Service by Intergerma“ bündelt die langjährige Branchenerfahrung und Kompetenz im MICE-Segment.
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Datum: 16.12.2009 - 13:00 Uhr
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