Franz Cornelsen Bildungsgruppe setzt mit SharePoint 2010 auf optimale Information und Zusammenarbeit

IPI GmbH konzipierte einheitliche Mitarbeiterportale in der Unternehmensgruppe, in denen Anwender bereichsübergreifend zusammenarbeiten können. Lichtenau, 30.03.2011. Die Franz Cornelsen Bildungsgruppe setzt jetzt für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und zur besseren Information von rund 3.000 Mitarbeitern auf die Collaboration-Plattform SharePoint 2010. Das Projekt wurde gemeinsam mit der IPI GmbH, Lichtenau, umgesetzt. Der in Deutschland größte Spezialdienstleister für SharePoint konnte vor allem durch seine umfangreiche Projekterfahrung im Bereich Mitarbeiterportale überzeugen. Übergeordnete Zielsetzung im Projekt war, dass alle Mitarbeiter der Gruppe einheitlichen Zugang zu wesentlichen Informationen der Gruppe erhalten sollten. Darüber hinaus sollte die Arbeit in virtuellen Teamräumen für einen effektiven Austausch und die Zusammenarbeit intern sowie mit Externen etabliert werden. Ein Projektziel war weiterhin, den Wissensaustausch sowie die Koordination von Projekten mithilfe von Enterprise-2.0-Technologien zu optimieren.

In dem neunmonatigen Projekt wurden gruppenübergreifende Teamportale aufgebaut, die für alle Mitarbeiter von jedem Standort aus erreichbar sind. Zudem wurde mit einem globalen Mitarbeiterportal ein deutlicher Mehrwert für den Arbeitsalltag geschaffen, bei dem vor allem die einfache Benutzung eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern erzeugte. „Der neue einheitliche Kommunikationsprozess optimiert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und stiftet Identifikation“, sagt Kathrin Thausing, Consultant bei IPI. Vor der gruppenweiten Einführung von SharePoint 2010 existierten bei der Franz Cornelsen Bildungsgruppe parallel verschiedene individuelle Arbeits- und Informationsportale auf der Basis unterschiedlicher Technologien. Der Austausch in Arbeitsgruppen erfolgte uneinheitlich E-Mail-basiert, in SharePoint-Teamsites sowie über den FTP-Server. Vor allem Informationen der Holding erreichten die Mitarbeiter häufig nur zeitverzögert, weil sie in den einzelnen Unternehmen jeweils separat verbreitet wurden. Die Verlagsgruppe ist vielfältig aufgestellt und bietet etwa Schulbücher, Unterrichtsmaterialien, Fachbücher sowie auch digitale Bildungsmedien, Weiterbildungsangebote und Nachhilfe an. Eine kollaborative Plattform für die interne Zusammenarbeit war allein aufgrund der zahlreichen bereichsübergreifenden Projekte sowie der hohen Mitarbeiterzahl unumgänglich geworden.

Die Architektur des Gesamtportals unterscheidet zwischen den formal getrennten Bereichen Information und Teamwork, verzahnt diese jedoch über Navigation und Suche. Jedem Nutzer stehen die Informationen aus dem Intranet des eigenen Unternehmens sowie der Holding zur Verfügung. Eine Startseite zeigt dem Nutzer an, in welchen Team- und Projektseiten er Mitglied ist. Teamräume können als Favoriten markiert und so per Schnellzugriff genutzt werden. Benachrichtigungen, Aufgaben und weitere Informationen aus den Teamseiten laufen in einer Art Cockpit zusammen. Das SharePoint-Portal ist heute Ausgangspunkt für die täglichen Arbeitsprozesse.

Bei der Einführung hat sich die IPI GmbH auf die Schulung einzelner Key-User konzentrieren können. Für die breite Information der Mitarbeiter gibt es vielzählige Hilfe-Angebote in Form von Guided Tours, FAQ-Listen und Richtlinien-Dokumente sowie ein Wiki, das als Online-Handbuch konzipiert ist und die Anwender zur Technologie und zum Navigationskonzept informiert.

In Kürze steht nach dem bisherigen erfolgreichen Projektverlauf der Launch des Intranets für die Cornelsen-Schulverlage an. Die Gesamtlösung soll künftig die kollaborativen Möglichkeiten von SharePoint 2010 noch umfassender nutzen und durch umfangreiche Funktionen der Suche ergänzt werden.