tekom Dokupreis 2020 für Betriebsanleitung aus DOCUFY-Software

Für die Betriebsanleitung „MAN Baureihe TGX“ hat MAN Truck & Bus SE von der tekom den Dokupreis für ausgezeichnete Dokumentation erhalten. Erstellt wurde diese Betriebsanlei-tung für ein neues Lkw-Modell mit der Software für Technische Dokumentation DOCUFY COSIMA enterprise und dem Gestaltungs-Tool DOCUFY Layouter. – Der tekom-Dokupreis wird jedes Jahr ausgelobt, um herausragende Technische Dokumentationen aller Art auszuzeichnen. Damit will die Gesellschaft für Technische Kommunikation tekom das Thema Technische Dokumentation sowohl der allgemeinen wie auch der Fachöffentlichkeit in positiver Weise präsentieren und gleichzeitig das Bewusstsein für die Qualität von Anleitungen schärfen.
Um die preiswürdigen Dokumentationen zu ermitteln, werden alle eingereichten An-leitungen von unabhängigen Experten nach einem vorgegebenen Kriterienkatalog be-gutachtet. Ausgezeichnet werden Dokumentationen, die im Gutachtenverfahren die Note 2,0 (in deutschen Schulnoten) oder besser erhielten.
Preisträger ist in diesem Jahr MAN Truck & Bus SE. Das Unternehmen lieferte in 2019 fast 105.000 Fahrzeuge aus. Alle diese Fahrzeuge benötigen eine Betriebsanleitung, dazu Reparaturanleitungen für Werkstätten und Wartungsdokumentationen. Die Ab-teilung Customer & Service Documentation (SASC) bei MAN Truck & Bus wird von Ste-fan Gobitz-Pfeifer geleitet und besteht aus 25 Mitarbeitern. Sie sind verantwortlich dafür, dass die 500 bis 600 Seiten starken Betriebsanleitungen pünktlich zur Fahrzeug-auslieferung fertig sind – und zwar in rund 30 Sprachen, darunter in Rechts-Links-Schriften (RTL) wie hebräisch.

Bevor MAN Truck & Bus (MAN) sich Anfang 2019 für den Einsatz des Redaktionssys-tems COSIMA enterprise von DOCUFY entschied, wurden die Dokumentationen noch in einem eigens für MAN entwickelten System erstellt. Das Format der Betriebsanlei-tungen ist wegen der Handlichkeit und guten Übersichtlichkeit dreispaltig im Querfor-mat A5 gehalten, was jedoch herkömmliche Redaktions- und Gestaltungssysteme vor arge Herausforderungen stellt. Stefan Gobitz-Pfeifer sagt: „Das Layout für die Betriebs-anleitungen musste stets aufwändig manuell nachbearbeitet werden. Eine Person war eine Woche lang mit der Gestaltung und exakten Bemaßung der Umschlagseiten mit Buchrücken beschäftigt.“

Buchrücken-Berechnung und Layout selbst in Right-to-left-Schrift durch DOCUFY Layouter automatisiert
Durch den Einsatz von COSIMA enterprise und DOCUFY Layouter werden die Betriebs-anleitungen nun automatisch ins richtige Layout gebracht und selbst die Umschlagseite mit Buchrücken passend für die Dicke der Handbücher berechnet und erstellt. Gobitz-Pfeifer sagt dazu: „Für mein Team ist es eine große Erleichterung, dass diese aufwändige Maßarbeit jetzt vom Layouter übernommen wird. Sogar die große Herausforderung, die Betriebsanleitung in hebräischer Sprache layoutkonform zu erstellen, konnten wir in enger Zusammenarbeit mit dem DOCUFY-Team hervorragend lösen.“

Spitzenleistung in der tekom-Kategorie „Abbildungen“
Bei der Auszeichnung mit dem tekom Dokupreis freut sich Stefan Gobitz-Pfeifer neben der 1,9 für die gesamte Dokumentation besonders über die Note für das Kriterium „Abbildungen“: „Noch wichtiger als Texte sind in unserer visuell geprägten Welt Über-sichtlichkeit, leicht verständliche Fotos, Zeichnungen und Grafiken. Bei der Gestaltung der Betriebsanleitung für unser neues Lkw-Modell war es uns deshalb besonders wich-tig, den Nutzern durch passende und intuitiv verständliche Abbildungen ein schnelles Erfassen der Informationen zu ermöglichen. Dass die tekom-Jury den Bereich „Abbil-dungen“ unserer Betriebsanleitung mit der Schulnote 1,1 bewertet hat, freut uns des-halb ganz besonders.“