Öffentlicher Dienst: Wie nimmt man Beschäftigte erfolgreich bei der Digitalisierung mit?

Könnte der öffentliche Dienst und mithin die analoge Verwaltungsarbeit nicht bleiben wie sie ist? Als Fels in der Brandung in stürmischen Tagen? Wenn sich alles ändert muss doch einer für stabile Verhältnisse sorgen. Der Mensch mag Stabilität. Veränderungen wirken bedrohlich. Liebgewordene analoge Arbeitsvorgänge aufzugeben fällt schwer. „Die Lösung liegt aber nicht darin nur auf neues Personal (häufig assoziiert mit Generation Z) zu setzen“, kritisiert der Führungskräfteberater Rolf Dindorf aus Kaiserslautern. „Bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung müssen alle Mitarbeitenden mitgenommen werden“, fordert Dindorf.
Was verbinden Mitarbeitende im öffentlichen Sektor mit Change-Management?
Die Erfahrung zeigt, dass Beschäftigte im öffentlichen Dienst mit Veränderungen folgende Gedanken assoziieren:
- "Werde ich das Schaffen" (veränderte Arbeitsabläufe)
- Kostensenkung
- Stellenabbau
- "Wohin geht die Reise?" (Unklare Zielsetzung)
- "Was kommt als nächstes..." (ständiger Neuanfang)
- spannende neue Aufgaben
- Zusatzbelastung zum Tagesgeschäft
- "Bleibt mein Arbeitsplatz erhalten?"
- mangelnder Informationsfluss

Welche Möglichkeiten haben Führungskräfte im öffentlichen Dienst diesen Ängsten entgegenzuwirken?

„Damit alle am digitalen Gipfelsturm teilnehmen muss in Zeiten der digitalen Transformation der dahinterliegende Sinn erläutert werden“, erklärt Rolf Dindorf. Warum tun wir das? Warum wird die agile Verwaltung jetzt eingeführt?
Motivation und Identifikation mit Veränderungsprozessen steht vielfach mit der Sinn-Vermittlung. Dies ist sperrig. Aufwendig. Herz und Hingabe der Bediensteten lassen sich dadurch überzeugend gewinnen. „Die bekannte Brechstange erzeugt dagegen Ablehnung und Wut“, äußert sich der Führungskräfteberater für strategisches Personalmanagement Dindorf. Zum "Warum" zählt auch die sichtbare Darstellung der Folgen, wenn nicht gehandelt wird.

Damit alle am gleichen Seil und in die richtige Richtung ziehen bedarf es klarer Visionen und Zielsetzungen. Hier sind die Führungskräfte im öffentlichen Sektor gefragt. Die Führungsspitze muss mit Überzeugung hinter dem Veränderungsprojekt stehen und es konsequent promoten.

Mitarbeitende wirksam mitnehmen bedeutet auch, Vertrauen und Transparenz durch klare Kommunikationspläne. „Wahrheit auf Raten unterminiert jede Vertrauenskultur“, gibt Rolf Dindorf zu bedenken.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für digitale Veränderungsprojekte ist die Auswahl der Projektleiter/innen nach fachlichen und sozialen Kriterien. Licht ins Dunkel schafft hier ein strategisches Personalmanagement. Durch eine systematische Nachwuchsarbeit bei Führungskräften steht bei etwaigen Projekten auch genügend Führungspersonal zur Verfügung.

Zu guter Letzt gilt: Damit die digitale Saat erfolgreich bei allen Mitarbeitenden aufgeht sind bei der Auswahl von Projektmitgliedern alle Altersgruppen zu berücksichtigen (Wer möchte schließlich zum alten Eisen gezählt werden?).