Sekretariatsarbeiten und Terminvereinbarungen ohne Lohnnebenkosten delegieren Ostenfeld / Bielefeld. Wer kennt das nicht: Vor lauter Routinearbeit und Alltagsgeschäft fehlt die Zeit für wesentliche Aufgaben und strategische Entscheidungen. Abends bleibt das Gefühl, zwar viel gearbeitet, aber wenig geschafft zu haben. Das muss nicht sein. Denn auch Selbständige und Kleinunternehmer mit kleinem Budget können auf einen externen Sekretariatsservice zurückgreifen. Manche dieser Back-Office-Dienstleister bieten sogar Unterstützung in der Telefonakquise und bei der Termin- und Routenplanung.
"Das Telefonieren kostet sehr viel Zeit", meint Birte Scholz, die einen solchen externen Sekretariatsservice anbietet. Das läge vor allem auch daran, dass die aktuelle Arbeit durch jedes Gespräch unterbrochen werde und man sich dann wieder mehrere Minuten lang in den laufenden Prozess einarbeiten müsse. "Bis zu drei Stunden produktiver Arbeitszeit gehen in manchen Büros dabei verloren", analysiert die Büroexpertin Scholz den so genannten Sägeblatteffekt. Das sei auch aus der Zeitmanagement-Lehre bekannt.
Insbesondere Außendienstler kämpfen laut Scholz mit Problemen: "Termine vereinbaren, Termine takten und Routen planen und die Verwaltung und Pflege eingehender Kontaktdaten sind sehr aufwendig. Da bleibt dann oft die inhaltliche Vorbereitung auf der Strecke und die Erfolgsquote sinkt." Genau hier setzt die gelernte Groß- und Außenhandelskauffrau mit langjähriger Erfahrung in der Versicherungswirtschaft und im Vertrieb an. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf dem Terminmanagement und in der telefonischen Vertriebsunterstützung.
Als Selbständige weiß Birte Scholz um ihre Vorteile für Unternehmen: "Ich verursache keine Lohnnebenkosten, bin flexibel und nur in Auslastungsspitzen einsetzbar und bringe die notwendige Erfahrung schon am ersten Tag mit."
Der Büro- und Terminierungsservice Nordfriesland, Scholz" Unternehmen, ist seit Januar Mitglied des interdisziplinären Expertenverbundes Ultimo/q2b. "Deren Expertise und Erfahrung bringt mich als Freiberuflerin weiter", sagt sie. Sie verfüge Dank Ultimo/q2b über einen bundesweiten Partnerverbund.
Der Unternehmerverbund Ultimo/q2b sucht ständig nach neuen Partnern, um die eigene Wissens- und Leistungsbasis stetig zu erweitern. Eine Gelegenheit, Ultimo/q2b und das breite Leistungsspektrum kennenzulernen gibt es am 27. Februar 2010 in Hamburg. An diesem Tag findet der "Hamburger Gründertag" in den Räumen der Handelskammer statt, an dem auch Ultimo/q2b teilnimmt. Das Thema Gründung ist ein Schwerpunkt des Verbundes.
Wer mehr über Birte Scholz und die Ultimo/q2b-Experten erfahren möchte oder sich für den "Hamburger Gründertag" interessiert, findet weitere Informationen unter www.ultimo.org.
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