Umsatzsteuer-ID-Prüfung in SAP
Beim Export in ein anderes Land der Europäischen Union, den sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferungen, wird normalerweise keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Der gewerbliche Abnehmer im Empfängerland muss dafür aber eine Umsatzbesteuerung mit dem in seinem Land gültigen Steuersatz vornehmen. In großen Unternehmen schreibt der Gesetzgeber die Verwendung einer Software vor, die in vollem Umfang den gestzlichen Maßgaben folgt und beispielsweise als SAP-AddOn integrierbar sind.
(IINews) - Jedes exportierende Unternehmen benötigt sie: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder abgekürzt USt-IdNr.. Warum? Beim Export in ein anderes Land der Europäischen Union, den sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferungen, wird normalerweise keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Bedingung ist aber, dass der gewerbliche Abnehmer im Empfängerland eine Umsatzbesteuerung mit dem dort gültigen Steuersatz vornimmt.
Seit dem 01.01.2010 setzt diese Steuerfreiheit den Nachweis der USt-IdNr. durch das liefernde Unternehmen voraus, denn die Umsatzsteuer-IdNr. muss zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültig sein. Bei Verwendung einer falschen USt-IdNr. kann sich eine Umsatzsteuer-Schuld entwickeln.
Für die exportierende Firma heißt das, sie muss auf jeder Abrechnung die ausländische USt-IdNr. angeben. Diese Nummer beginnt mit der zweistelligen Länderkennung und beinhaltet bis zu 12 Ziffern, z.B. DE99999999. Vorher müssen die Unternehmen aber auch geprüft haben, ob diese USt-IdNr. überhaupt noch gültig ist, d.h. ob es das ausländische Unternehmen wirklich gibt.
Bei einer gewissen Menge an Warenempfängern wäre eine Überprüfung per Hand noch möglich. In größeren Unternehmen führt die Gesetzgebung dazu, dass für die Freistellung von der Umsatzsteuer eine Software eingesetzt werden muss, die die gesetzlichen Maßgaben in vollem Umfang erfüllt. Als Datenbasis werden in der Regel die Daten des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) und das VAT Information Exchange System (VIES) der EU verwendet.
Wesentlich bei der Verwendung einer Softwarelösung für die Auswertung der Umsatzsteuer-ID ist die Integration in die im Unternehmen verwendeten IT-Lösungen. Außerdem sollte die Software die Prüfung revisionssicher nachweisen. Lösungen zur Umsatzsteuer-ID-Prüfung die zum Beispiel in die Betriebssoftware SAP integriert sind, greifen auf öffentliche Listen zu und stellen die Daten in den entsprechenden Bereichen des SAP-Systems zu Verfügung. Damit werden die Mitarbeiter entlastet und Fehlern wird erfolgreich vorgebeugt.
So werden etwa Stammdaten einbegriffen der Umsatzsteuer-ID direkt aus dem SAP regelmäßig gegen die Listen geprüft. Die Prüfung kann auch bei der Erstellung von Belegen aus dem System heraus erfolgen. Nicht zuletzt die Abfrage einzelner Daten sollte sinnvollerweise über eine Eingabemaske erfolgen können. Über Logbuchdaten sollten die Abfragen, die Ergebnisse und einzelne Aktionen wie Sperrung und Freigabe mitgeschrieben werden. Die Archivierung sichert die Darstellung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht gegenüber den Behörden.
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Datum: 11.06.2012 - 15:57 Uhr
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