Warenannahme Apotheke: Lieferungen digital erfassen statt nacharbeiten
Ein sauber gebuchter Wareneingang entscheidet darüber, wie zuverlässig Bestände, Lagerplätze und nachgelagerte Prozesse funktionieren.
(PresseBox) - Die Lieferung ist angekommen, mehrere Transportbehälter warten auf die Kontrolle und gleichzeitig läuft der normale Apothekenbetrieb weiter. Jetzt müssen gelieferte Artikel geprüft, Mengen abgeglichen und Abweichungen erkannt werden. Genau an dieser Schnittstelle entscheidet sich, mit welcher Datenqualität die Ware in die weiteren Prozesse gelangt.
Im Umfeld der expopharm 2026 in München stehen Digitalisierung und neue Technologien für Apotheken besonders im Fokus. Für den Arbeitsalltag liegt ein wichtiger Hebel jedoch bereits ganz am Anfang des Warenflusses: Eine digitale Warenannahme in der Apotheke verhindert, dass Informationen zunächst auf Papier entstehen und später erneut verarbeitet werden müssen.
Wareneingang ist mehr als das Abhaken einer Lieferung
Bei der Warenannahme müssen physische Lieferung und erwarteter Wareneingang zusammengeführt werden. Stimmen Artikel und Mengen? Gibt es Fehlmengen oder Falschlieferungen? Müssen Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum berücksichtigt werden?
Werden solche Informationen erst auf Lieferscheinen markiert und anschließend am stationären Arbeitsplatz nachgetragen, entstehen zwei voneinander getrennte Arbeitsschritte. Zusätzlich liegt zwischen der tatsächlichen Kontrolle und der Systembuchung ein Zeitraum, in dem der digitale Bestand noch nicht den physischen Zustand widerspiegelt.
DieCOSYS Apotheken Softwareverlagert die Erfassung deshalb direkt an die Ware. Mitarbeitende nutzen Smartphones oder professionelle MDE-Geräte in Smartphone-Optik und scannen die Barcodes der gelieferten Artikel. Mengen und weitere relevante Informationen werden unmittelbar im mobilen Prozess erfasst. Über Schnittstellen können die Daten anschließend mit vorhandenen Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen ausgetauscht werden.
Abweichungen dort dokumentieren, wo sie auffallen
Besonders zeitintensiv wird die Warenannahme Apotheke, wenn eine Lieferung nicht der Erwartung entspricht. Fehlt ein Artikel oder stimmt die Menge nicht, sollte die Abweichung nicht erst Stunden später anhand von Notizen rekonstruiert werden müssen.
Eine mobile Prozessführung ermöglicht, Soll- und Ist-Mengen direkt während der Kontrolle gegenüberzustellen. Die Buchung erhält damit einen eindeutigen Bezug zur tatsächlichen Lieferung. Nachfragen und Korrekturen werden einfacher, weil nachvollziehbar bleibt, was bei der Warenannahme erfasst wurde.
Diese Nachvollziehbarkeit wird mit zunehmender Prozesskomplexität wichtiger. Filialapotheken, Krankenhausapotheken oder größere Betriebe mit umfangreicheren Warenbewegungen profitieren besonders davon, wenn Informationen nicht von einzelnen Mitarbeitenden oder Papierdokumenten abhängig sind.
Vom Wareneingang direkt zum richtigen Lagerplatz
Mit dem Abschluss der Warenannahme ist der Prozess noch nicht beendet. Die eingegangenen Arzneimittel müssen anschließend eingelagert werden. Werden Wareneingang und Einlagerung getrennt betrachtet, kann genau zwischen diesen beiden Schritten eine Informationslücke entstehen.
COSYS verbindet deshalb Wareneingang, Einlagerung, Lagerplatzverwaltung, Umlagerung, Kommissionierung und Inventur modular miteinander. Nach der Erfassung kann Ware einem Lagerplatz zugeordnet werden. Eine spätere Umlagerung wird erneut mobil gebucht.
Damit entsteht eine Bewegungshistorie vom Eingang bis zur späteren Entnahme. Für die Apotheke ist nicht nur sichtbar, dass Bestand vorhanden ist, sondern auch, durch welche Warenbewegungen er entstanden ist und wo er sich befindet.
Business Intelligence prüft die Qualität des Wareneingangs
Sind Warenannahmen digital dokumentiert, lassen sie sich auchüber einzelne Lieferungen hinaus analysieren.COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyseverdichten die operativen Buchungen zu Kennzahlen und Dashboards.
Für Verantwortliche wird dadurch beispielsweise interessant, wie häufig Abweichungen auftreten, wie sich Warenbewegungen entwickeln oder welche Prozessbereiche regelmäßig Auffälligkeiten zeigen. BI beantwortet damit nicht die Frage, ob die gerade geöffnete Lieferung korrekt ist – das übernimmt der operative Prozess. BI zeigt vielmehr, ob sich aus vielen einzelnen Warenannahmen strukturelle Muster ergeben.
Das ist eine wichtige Grundlage, wenn Apotheken nach der expopharm entscheiden möchten, welche Abläufe als Nächstes optimiert werden sollten.
KI sucht nach Auffälligkeiten, bevor sie zur Routine werden
DieCOSYS KIergänzt diese rückblickende Analyse um Mustererkennung und Prognose. Grundlage sind unter anderem MDE-Scans, Buchungen sowie Bewegungs- und Zeitstempel aus den digitalisierten Prozessen.
Machine-Learning-Verfahren können darin Anomalien und ungewöhnliche Entwicklungen identifizieren. Für die Waren- und Bestandsprozesse bedeutet das beispielsweise, auffällige Buchungen oder Bestandsentwicklungen früher sichtbar zu machen. KI ersetzt damit nicht die Prüfung der Lieferung durch das Apothekenpersonal. Sie nutzt vielmehr die entstehende Datenbasis, um Auffälligkeiten in größeren Datenmengen zu erkennen.
Durchgängige Digitalisierung braucht auch zuverlässige Geräte
Wer die Warenannahme in der Apotheke digitalisiert, sollte deshalb nicht bei einer einzelnen App stehen bleiben. COSYS verbindet modulare Apotheken Software mit Smartphone-MDE-Geräten, Schnittstellen, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. MDE-Services unterstützen zusätzlich bei Auswahl, Einrichtung, Rollout und Reparatur der Geräte. Über dasCOSYS MDMkönnen diese zentral administriert und Anwendungen verwaltet werden.
Praxistipp: Einen echten Wareneingang testweise digital abbilden
Nehmen Sie für einen Test nicht irgendeinen Musterprozess, sondern eine typische Lieferung aus Ihrem eigenen Apothekenalltag. Mit den kostenlosen COSYS Lager Demo-Apps können mobile Lagerprozesse direkt auf dem Smartphone ausprobiert werden. Die Apps sind imGoogle Play StoreundApple App Storeverfügbar. So lässt sich konkret beurteilen, an welchen Stellen Scannen und mobile Buchungen Papier, doppelte Eingaben oder spätere Nacharbeit ersetzen können.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung,über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Datum: 12.08.2026 - 08:25 Uhr
Sprache: Deutsch
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Graz
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Kategorie:
Softwareindustrie
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