Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Was das BAG-Urteil für Unternehmen bedeutet
(IINews) -
Auf diese Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit seiner Beschäftigten hat das Bundesarbeitgericht in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) verwiesen. Es hat diese Pflicht unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet und dabei auf das sog. CCOO-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) verwiesen. Für viele Unternehmen bedeutet das eine tiefgreifende Veränderung interner Prozesse. Vertrauensarbeitszeit ohne dokumentierte Grundlage ist damit nicht mehr rechtssicher.
Rechtlicher Rahmen und Referentenentwurf des BMAS
Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung erfolgtüber eine Novellierung des Arbeitszeitgesetzes. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem April 2023 sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Die Aufzeichnung soll grundsätzlich am Tagder Arbeitsleistung erfolgen, spätestens jedoch bis zum Ende des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Für Unternehmen mit weniger als zehn Arbeitnehmern sind Ausnahmen vorgesehen, ebenso Übergangsfristen,gestaffelt nach Betriebsgröße.
Wer die Anforderungen praktisch umsetzen möchte, findet in Systemen zurZeiterfassung mit Isguseine Möglichkeit, die gesetzlichen Vorgaben mit betrieblichen Abläufen zu verbinden. Solche Lösungen decken sowohl stationäre Terminals als auch mobile Erfassung über App oder Browser ab und bilden damit unterschiedliche Arbeitsformen ab, von der Werkhalle bis zum Homeoffice.
Technische Anforderungen an ein rechtssicheres System
Ein System zur Arbeitszeiterfassung muss mehrere Kriterien erfüllen, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen. Dazu zählen die Manipulationssicherheit der Daten, eine nachvollziehbare Protokollierung sämtlicher Buchungen sowie eine revisionssichere Archivierung. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG gilt bislang eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren, inVerbindung mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften können Fristen von bis zu zehn Jahren einschlägig sein.
Relevante Standards sind unter anderem dieDSGVOfür den Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die IT-Grundschutz-Bausteine des BSI, insbesondere für die Zugriffskontrolle. Wer Systeme einsetzt, sollte auf Zertifizierungen wie ISO 27001 achten, ebenso auf Prüfsiegel des TÜV oder auf Testate nach IDW PS 880 für Softwarebescheinigungen. Diese Nachweise erleichtern die spätere Vorlage bei Betriebsprüfungen oder Auditierungen durch die Deutsche Rentenversicherung.
Technisch relevant sind zudem Schnittstellen zu bestehenden Lohn- und ERP-Systemen. Verbreitete Anbindungen bestehen zu DATEV LODAS, SAP HCM sowie zu Sage HR. Ohne diese Integration entstehen Medienbrüche, die zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen können.
Umsetzung im Betrieb und Mitbestimmung
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern ein Betriebsrat besteht. In einer Betriebsvereinbarung regelt man in der Praxis Fragen wie die Ausgestaltung von Pausen, die Behandlung von Dienstreisen, Kappungsgrenzen bei Überstunden undden Zugriff auf ausgewertete Daten.
Der Fehlzeiten-Report 2023 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK zeigt, dass Beschäftigte von strukturierten Arbeitszeitmodellen weniger belastet sind. Kennzahlen, die sich hieraus aus einer digitalen Erfassung ableiten lassen, sind die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit, Überstundenquoten und die Einhaltung der Ruhezeiten nach § 5 ArbZG. Diese Größen sind nicht nur Grundlagen für die Personalplanung, sondern auch Größen für den Arbeitsschutz.
Unternehmen, die die Einführung noch vor sich haben, sollten frühzeitig eine Prozessanalyse durchführen, betroffene Rollen definieren und Testphasen einplanen. Wer die technische Auswahl mit den Anforderungen aus HR, IT und Datenschutz abgleicht, reduziert das Risiko späterer Nachbesserungen erheblich.
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Datum: 06.08.2026 - 12:31 Uhr
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