Philipp Stolz und Simon Feller von der AUTOMATTERS GmbH: Wachstum wird zum Engpass–warum manuelle Prozesse den Mittelstand ausbremsen
(ots) - Steigende Auftragszahlen klingen nach Erfolg– doch ohne die richtigen Prozesse geraten Mittelständler schnell an ihre Grenzen. Wenn Aufträge weiterhin manuell abgewickelt werden, wachsen Aufwand und Kosten oft schneller als der Umsatz. Wie Industrieunternehmen dieses Problem lösen können und warum automatisierte Prozesse dabei zum entscheidenden Hebel werden, erfahren Sie hier.
Wachstum steht für viele Unternehmen an oberster Stelle. In der Praxis geraten viele Industrieunternehmen- und B2B-Betriebe jedoch genau dann an ihre Grenzen, wenn die Nachfrage steigt. Der Engpass liegt dabei meist in der internen Abwicklung. Daten aus E-Mails, PDFs oder Kundendokumenten müssen manuell geprüft, übertragen und abgeglichen werden. Dieser Prozess kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch großes Fehlerpotenzial. Häufig versuchen Verantwortliche, die steigende Last zunächst mit zusätzlichem Personal aufzufangen. Das verschiebt das Problem aber nur, ohne es zu lösen. “Wer sicher wachsen möchte, muss an der Basis ansetzen: Der entscheidende Schritt ist, nicht einfach nur mehr Ressourcen in bestehende Abläufe zu stecken, sondern Prozesse gezielt zu automatisieren und skalierbar zu machen“, erklärt Philipp Stolz, Ansprechpartner für KI-Prozessautomation bei der AUTOMATTERS GmbH. Simon Feller, Ansprechpartner für KI-Vertriebssysteme, fügt hinzu: “Wiederkehrende Aufgaben werden systematisch identifiziert, digitalisiert und anschließend automatisiert – bei Bedarf ergänzt durch künstliche Intelligenz. So entstehen Abläufe, die nicht nur schneller, sondern auch stabiler und deutlich weniger fehleranfällig sind.”
Dabei wissen Philipp Stolz und Simon Feller, dass viele Unternehmen den Bedarf bereits sehen. Doch die meisten haben keinen klaren Startpunkt.“Wir helfen, die richtigen Prozesse zu identifizieren, Prioritäten zu setzen und Automatisierung so einzuführen, dass sie wirklich wirkt, ohne das Unternehmen zu überfordern“, erklärt Philipp Stolz. Die AUTOMATTERS GmbH unterstützt Industrieunternehmen und B2B-Mittelständler bei KI-Prozessautomation und KI-Vertriebssystemen. Im Fokus stehen vor allem Unternehmen mit etwa 50 bis 300 Mitarbeitenden. Bei konkretem Bedarf arbeitet die AUTOMATTERS GmbH aber auch mit kleineren Betrieben sowie deutlich größeren Industrieunternehmen zusammen. Die besondere Stärke liegt in der Verbindung aus technischem Verständnis und Praxiserfahrung im Industrieumfeld. Philipp Stolz und Simon Feller verfügen über 18 Jahre Erfahrung in diesem Bereich. Die AUTOMATTERS GmbH kennt zudem die Entscheidungswege, IT-Strukturen und operativen Abläufe in Industrieunternehmen aus langjähriger Projektarbeit – ein wichtiger Punkt, gerade wenn gewachsene Systemlandschaften eine Rolle spielen.
Wo Automatisierung beginnt– und welche Prozesse zuerst zählen
KI-Prozessautomation bedeutet bei der AUTOMATTERS GmbH nicht, alles auf einmal umzustellen. Ebenso wenig beginnt der Einstieg mit komplexen Technologien. Im Fokus steht eine einfache, aber entscheidende Frage: Welche Aufgaben binden im Alltag besonders viel Zeit, ohne dabei einen echten fachlichen Mehrwert zu liefern? Gerade in Bereichen wie Vertrieb, Vertriebsinnendienst oder Buchhaltung zeigt sich schnell, dass viele Abläufe wiederkehrend, regelbasiert und damit grundsätzlich gut automatisierbar sind.
Um diese Potenziale sichtbar zu machen, reicht es jedoch nicht aus, ausschließlich auf Führungsebene zu entscheiden. Vielmehr sind es die operativen Mitarbeitenden, die täglich mit den Prozessen arbeiten und genau wissen, wo Zeit verloren geht und Fehler entstehen. Die AUTOMATTERS GmbH bezieht deshalb gezielt die Perspektive der Belegschaft mit ein, um ein realistisches Bild der internen Abläufe zu erhalten und geeignete Ansatzpunkte für Automatisierung zu identifizieren. „Viele Automatisierungsprojekte scheitern nicht daran, dass die Technik unmöglich wäre – sondern daran, dass Unternehmen ihre operativen Engpässe und Prioritäten nicht klar genug erfassen“, erklärt Simon Feller.
Auf Basis dieser Analyse werden potenzielle Automatisierungsvorhaben systematisch bewertet: Wie groß ist der erwartete Effekt? Und wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung? Unternehmen, die zunächst Prozesse mit hohem Nutzen und überschaubarer Komplexität priorisieren, erzielen oft bereits nach kurzer Zeit spürbare Entlastung und schaffen die Grundlage, um weitere Abläufe Schritt für Schritt zu optimieren.
Angebotswesen und Auftragsbearbeitung als zentrale Hebel
Besonders deutlich wird das Potenzial von Automatisierung dort, wo täglich viele ähnliche Vorgänge bearbeitet werden. Im Angebotswesen etwa laufen in zahlreichen Industrieunternehmen noch immer mehrere Schritte manuell ab: Anfragen gehen ein, Daten werden geprüft, Angebote erstellt und anschließend versendet. Was einzeln betrachtet überschaubar wirkt, entwickelt sich im Tagesgeschäft schnell zu einem erheblichen Zeitfaktor – insbesondere bei steigender Nachfrage.
Einähnlich großer Hebel zeigt sich in der Bestell- und Auftragsbearbeitung. Hier können moderne Systeme eingehende Dokumente auslesen, relevante Informationen automatisch erkennen und mit bestehenden Produkt- und Kundendaten abgleichen. Standardfälle lassen sich so weitgehend automatisiertverarbeiten, während nur noch Abweichungen oder Sonderfälle manuell geprüft werden müssen. „KI kann Bestelldokumente analysieren, relevante Informationen erkennen und kundenspezifische Artikelbezeichnungen mit internen Produktdaten abgleichen – in einem Bruchteil der Zeit, dieein Mitarbeitender dafür benötigen würde“, erklärt Philipp Stolz.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht darin, fachliche Kontrolle vollständig zu ersetzen, sondern sie gezielt dort einzusetzen, wo sie wirklich notwendig ist. Genau das macht die AUTOMATTERS GmbH bei ihren Kunden. Routineaufgaben laufen in der Folge im Hintergrund automatisiert ab, während Mitarbeitende sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Geradein wachstumsstarken Unternehmen entsteht so die Möglichkeit, steigende Auftragsvolumina zu bewältigen, ohne dass sich Bearbeitungszeiten und interne Belastung proportional erhöhen.
Automatisierung auch in gewachsenen IT-Strukturen
Warum aber warten viele Industrieunternehmen und B2B-Betriebe so lange, bevor es zu einerÄnderung kommt? Die Antwort ist laut Simon Feller deutlich: “Viele Industrieunternehmen zögern beim Thema Automatisierung nicht wegen fehlender Bereitschaft, sondern aufgrund ihrer bestehenden IT-Landschaft. Über Jahre gewachsene Systeme, individuelle ERP-Strukturen und lokale Datenbanken lassen sich nicht einfach austauschen oder kurzfristig vereinheitlichen.” Genau hier entstehe häufig die Sorge, dass Automatisierung nur unter idealen technischen Bedingungen möglich sei – und im eigenen Unternehmen nicht realistisch umgesetzt werden könne.
In der Praxis zeigt sich jedoch ein anderes Bild. Entscheidend ist nicht, ob eine Systemlandschaft komplex ist, sondern ob sie richtig verstanden und sinnvoll angebunden wird. Auch ohne standardisierte Schnittstellen lassen sich viele Prozesse automatisieren, wenn bestehende Strukturen gezielt einbezogen werden. Statt alles neu aufzusetzen, wird bei der AUTOMATTERS GmbH Automatisierung schrittweise auf vorhandene Systeme aufgebaut und entlang konkreter Anwendungsfälle erweitert. „Wir verbinden Cloud-Intelligenz mit industrieller Realität – und genau das unterscheidet uns von Anbietern, die lediglich einfache Tools verbinden, ohne die tatsächlichen Strukturen in Industrieunternehmen zu kennen“, betont Philipp Stolz.
Gerade in gewachsenen IT-Umgebungen entfaltet Prozessautomation ihr Potenzial besonders deutlich. Erste automatisierte Abläufe sorgen schnell für Entlastung im Tagesgeschäft und schaffen die Grundlage, um weitere Prozesse nach und nach zu optimieren. Unternehmen gewinnen so die Sicherheit, dass Automatisierung nicht an ihrer bestehenden Infrastruktur scheitert, sondern sich gezielt in diese integrieren lässt.
Warum automatisierte Prozesse Wachstum erst wirtschaftlich machen
Der eigentliche Nutzen automatisierter Prozesse zeigt sich im Mittelstand nicht in der Reduktion von Personal, sondern in der Fähigkeit, Wachstum überhaupt wirtschaftlich abbilden zu können. Steigende Auftragszahlen führen nur dann zu besseren Ergebnissen, wenn interne Abläufe mithalten können. Andernfalls steigen Aufwand, Fehleranfälligkeit und Kosten oft schneller als der Umsatz – ein Effekt, derdie Profitabilität nachhaltig unter Druck setzt. „Mehr Vertrieb und mehr Aufträge entfalten ihren Wert erst dann vollständig, wenn die interne Abwicklung Schritt hält und skalierbar aufgebaut ist“, erklärt Simon Feller.
Automatisierte Prozesse schaffen genau diese Voraussetzung. Routineaufgaben werden im Hintergrund effizient abgewickelt, während Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Unternehmen gewinnen dadurch nicht nur Zeit, sondern auch Stabilität: Bearbeitungszeiten bleiben konstant, die Fehlerquote sinkt und die Abhängigkeit von einzelnen manuellen Arbeitsschritten nimmt deutlich ab.
Gerade für Geschäftsführer entsteht daraus ein entscheidender Vorteil. Wachstum wird planbarer, belastbarer und weniger anfällig für operative Engpässe. Vertriebserfolge verpuffen dann nicht im Tagesgeschäft, sondern werden konsequent in Angebote, Aufträge und Umsatz überführt.“Wer Prozesse und Vertrieb zusammendenkt, schafft die Grundlage für ein Wachstum, das nicht nur schneller, sondern vor allem nachhaltiger und wirtschaftlich tragfähig ist”, schließt Philipp Stolz.
Sie möchten Ihre bestehenden Prozesse auf den Prüfstand stellen und Automatisierung gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Effekt erzielt? Melden Sie sich bei der AUTOMATTERS GmbH (https://www.automatters.de/) zum Erstgespräch und erhalten Sie eine priorisierte Roadmap.
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