Bernd Breitmaier: Mit klaren Strukturen zu mehr Führungszeit im Mittelstand
(ots) - Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit operativen Entscheidungen, die grundsätzlich delegierbar wären.
Unklare Zuständigkeiten, fehlende Standards und ineffiziente Kommunikation führen dazu, dass strategische Aufgaben im Tagesgeschäft untergehen.
Der Unternehmensberater Bernd Breitmaier begleitet KMU in einem zwölfmonatigen Programm beim systematischen Aufbau tragfähiger Organisationsstrukturen. Ziel ist es, Führungskräfte zu entlasten und Teams arbeitsfähig zu machen.
Wenn fehlende Strukturen zur Dauerbelastung werdenViele Unternehmen wachsen organisch. Prozesse entstehen schrittweise, Zuständigkeiten bleiben informell geregelt. Wissen liegt häufig bei einzelnen Personen, statt dokumentiert und zugänglich zu sein. Fällt eine Schlüsselperson aus oder wächst das Team, geraten Abläufe ins Stocken. Rückfragen an die Geschäftsführung häufen sich, Meetings dauern länger als geplant, Projekte verzögern sich.
"Führungskräfte werden oft zum Flaschenhals, weil Strukturen fehlen - nicht weil sie unfähig wären", sagt Prof. Dr. Martin Hilb, emeritierter Professor für Unternehmensführung an der Universität St. Gallen. Fehle es an klar definierten Rollen und Entscheidungsräumen, verpufften selbst gute Strategien im operativen Alltag.
Breitmaier greift diesen Gedanken auf."Selbstständige Teams entstehen nicht durch Motivation, sondern durch Klarheit über Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung", erklärt er. Im Zentrum seiner Arbeit steht daher das sogenannte ABV-Modell. Es regelt systematisch, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Entscheidungen eigenständig getroffen werden dürfen und wer die Verantwortung trägt.
Zwölf Monate Begleitung in fünf PhasenDas Programm ist auf ein Jahr angelegt und gliedert sich in mehrere Phasen. Es beginnt mit einem 30-minütigen Gespräch zur ersten Standortbestimmung. Es folgt eine vierwöchige Analysephase mit Interviews, Beobachtungen vor Ort und einer Leadership-Cockpit-Analyse, einem diagnostischen Instrument zur Bewertung von Führungsstrukturen. Daraus entsteht ein konkreter Fahrplan für die weitere Entwicklung.
In der anschließenden Umsetzungsphase werden Verantwortlichkeiten definiert, Standards eingeführt und Abläufe strukturiert dokumentiert. Ziel ist es, operative Routinen delegierbar zu machen und Entscheidungsspielräume transparent festzulegen."Viele Rückfragen entstehen, weil Mitarbeiter nicht wissen, was sie selbst entscheiden dürfen", so Breitmaier. Erst klar definierte Spielräume ermöglichten echte Selbstständigkeit.
Ein weiterer Baustein ist die Etablierung verbindlicher Standards. Dokumentierte Prozesse sollen sicherstellen, dass Qualität nicht vom Wissen einzelner Personen abhängt. Gerade in wachsenden Unternehmen sei dies entscheidend, um Kontinuität zu gewährleisten und neue Mitarbeitende schneller zu integrieren.
Parallel zur strukturellen Arbeit begleitet Breitmaier die Geschäftsführung als externer Sparringpartner. In regelmäßigen Gesprächen werden unternehmerische Entscheidungen reflektiert, komplexe Situationen eingeordnet und Prioritäten geschärft. Nach zwölf Monaten erfolgt eine erneute Analyse mit Auswertung der erreichten Veränderungenund einem Entwicklungsplan für die kommenden Jahre.
Struktur als Antwort auf Fachkräftemangel und WettbewerbsdruckIm wirtschaftlichen Kontext gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung. Fachkräftemangel und steigender Wettbewerbsdruck erhöhen den Bedarf an klar organisierten Arbeitsumgebungen. Unternehmen, die transparente Entscheidungswege und nachvollziehbare Zuständigkeiten bieten, gelten als attraktiver für qualifizierte Mitarbeitende. Fehlende Strukturen können dagegen zu Unzufriedenheit, erhöhter Fluktuation und ineffizienten Abläufen führen.
Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zeigen, dass mangelnde Rollenklarheit zu den häufigsten Ursachen für Ineffizienz in mittelständischen Unternehmen zählt. Mitarbeitende, die ihre Verantwortlichkeiten kennen und Entscheidungsspielräume verstehen, arbeiten produktiver und berichten häufiger von Zufriedenheit im Arbeitsalltag.
"Gute Leute wollen wissen, woran sie sind. Klare Rahmenbedingungen geben Orientierung - und entlasten die Führung", sagt Breitmaier. Nach eigenen Angaben hat er bislang mit mehr als 40 KMU Projekte durchgeführt. In einzelnen Fällen sei die Zahl der Rückfragen an die Geschäftsführung deutlich gesunken, zugleich hätten sich Kommunikationswege verkürzt und die Effektivität im Unternehmen wurde deutlich gesteigert.
Erfahrungen aus unterschiedlichen BranchenSven Hirsch, Geschäftsführer von Hirsch Architekten, berichtet, dass durch die Zusammenarbeit Themen umgesetzt wurden, die zuvor lange liegen geblieben seien. Mark Breuer, Geschäftsführer der Domiziel gGmbH, spricht von mehr Struktur und Qualität im Arbeitsalltag sowie einer spürbaren Entlastung inseiner Rolle als Geschäftsführer.
Auch im Sportumfeld wurde der Ansatz eingesetzt. Michael Tarnat, ehemaliger Fußballnationalspieler und Leiter von Nachwuchsleistungszentren bei Bayern München und Hannover 96, hebt die Fähigkeit Breitmaiers hervor, Verbesserungspotenziale zu erkennen und konsequent umzusetzen. Durch die Begleitung seien Prozesse klarer organisiert worden.
Trend zur langfristigen ProzessbegleitungDer Ansatz reiht sich in einen breiteren Trend ein: weg von kurzfristiger Konzeptberatung, hin zu kontinuierlicher Begleitung bei der Umsetzung. Viele Unternehmen suchen weniger zusätzliche Strategiepapiere als vielmehr Unterstützung bei der nachhaltigen Verankerung von Strukturen im Alltag.
"Unternehmer brauchen keine weiteren Präsentationen. Sie brauchen jemanden, der mit ihnen konsequent an der Umsetzung arbeitet", sagt Breitmaier. Strukturen entstünden nicht durch einzelne Workshops, sondern durch kontinuierliche Arbeit über Monate hinweg.
Die Investition in das Programm richtet sich nach Unternehmensgröße und Ausgangslage. Breitmaier begleitet nach eigenen Angaben maximal fünf Unternehmen gleichzeitig, um eine intensive Betreuung sicherzustellen.
Erfolgreiche Führung beginne nicht mit Kontrolle, sondern mit klar definierten Rahmenbedingungen. Wer Verantwortung systematisch verteilt, Standards etabliert und Entscheidungswege transparent macht, gewinne Zeit für strategische Aufgaben - und schaffe zugleich Orientierung für das gesamte Team.
Weitere Informationen sind auf der Website von Bernd Breitmaier abrufbar. www.strukturbegleitung.de (https://strukturbegleitung.de)
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Datum: 29.03.2026 - 10:30 Uhr
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