Liquidität, Abrechnung und Finanzierung für ambulante Pflegedienste: Interview mit Andreas Dehlzeit und Bodo Braun
Was sollten Pflegedienste bei Liquidität, Abrechnung und Finanzierung wirklich beachten? Andreas Dehlzeit (SozialFactoring) und Bodo Braun (DMRZ) geben Antworten
(PresseBox) - Ambulante Pflegedienste stehen unter erheblichem wirtschaftlichem Druck: steigende Kosten, knappe Margen und verspätete Zahlungseingänge der Kostenträger belasten viele Einrichtungen spürbar. Seit fast zwei Jahrzehnten lösen die SozialFactoring GmbH und das Deutsche Medizinrechenzentrum (DMRZ) diese Probleme mit einer bewährten Kombination aus schneller Vorfinanzierung für Leistungsbringerim Gesundheitswesen und Online-Abrechnung für Selbstabrechner. Wie wichtig eine gesunde Liquiditätsplanung in Kombination mit effizienten Abrechnungsprozessen ist, sagen uns die Geschäftsführer Andreas Dehlzeit (SozialFactoring GmbH) und Bodo Braun (DMRZ) im Interview.
Wie wichtig ist es, dass Leistungserbringer im Gesundheits- und Sozialwesen das Thema Wirtschaftlichkeit konsequent in ihr unternehmerisches Handeln integrieren– gerade vor dem Hintergrund steigender Insolvenzen in der Branche?
Andreas Dehlzeit: Viele unserer Kunden sind hervorragend ausgebildete Pflegefachkräfte, die sich bewusst für den Schritt in die Selbstständigkeit entscheiden. Unternehmerische Themen wie Abrechnung, Buchhaltung, Liquiditätsplanung und Finanzierung kommen im anspruchsvollen Pflegealltag jedoch häufig zu kurz.
Dabei ist eine stabile Liquidität die Grundlage für den nachhaltigen Erfolg eines Pflegeunternehmens: Nur wenn Zahlungseingänge planbar sind, laufende Kosten zuverlässig gedeckt werden und Spielräume für Investitionen bestehen, bleibt der Betrieb handlungsfähig. Wirtschaftlichkeit darf daher kein Nebenthema sein, sie muss von Anfang an mitgedacht werden.
Das gelingt zum einen durch gezieltes personelles Know-how. Viele erfolgreiche Pflegeunternehmen setzen auf eine Doppelspitze: Eine Geschäftsführung mit pflegerischem Schwerpunkt und eine mit kaufmännischer Verantwortung. Diese klare Rollenverteilung schafft Transparenz, Professionalität und strategische Stabilität.
Insbesondere bei der Finanzierung zahlt sich die frühzeitige Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern aus – etwa für Vorfinanzierungslösungen oder Liquiditätsabsicherung. Auch der Austausch mit Branchenverbänden ist hier wertvoll: Sie helfen dabei, den Markt einzuordnen und die richtigen Partner zu finden. Bei der Abrechnung hingegen lohnt es sich, diese Kompetenz von Anfang an im eigenen Haus aufzubauen – unterstützt durch eine geeignete Branchensoftware, wie die des DMRZ, die die Prozesse zuverlässig abbildet.
Viele Einrichtungen geraten durch verspätete Zahlungseingänge der Kostenträger unter finanziellen Druck. Wo seht ihr die größten Liquiditätsrisiken und wie können Abrechnungssicherheit und Vorfinanzierung hier gemeinsam zur Stabilität beitragen?
Bodo Braun: Die Liquidität eines Pflegedienstes hängt nicht nur davon ab, wann Geld eingeht. Sie hängt auch davon ab, wann die Abrechnung überhaupt rausgeht und ob sie beim ersten Versuch akzeptiert wird.
Das wird häufig unterschätzt: Wer Fehler in der Abrechnung produziert, bekommt Rückläufer. Das führt im besten Fall zu einer Verzögerung von zwei bis drei Wochen – und das bei ohnehin langen Zahlungszielen der Kostenträger. Moderne Abrechnungssoftware prüft alle Fälle automatisch auf Plausibilität, bevor die Rechnung übermittelt wird. Das reduziert Rückläufer erheblich und verkürzt den Zahlungszyklus spürbar.
Wer so aufgestellt ist, hat klar strukturierte, belastbare Forderungen– und das ist die beste Grundlage, um eine Vorfinanzierung wie die von SozialFactoring wirklich optimal zu nutzen.
Andreas Dehlzeit: Sehr richtig, lieber Bodo. Die langen Zahlungsziele der Kostenträger bilden für Leistungserbringer das größte Risiko für Liquiditätsengpässe. Genau dort setzt das Modell der Vorfinanzierung für Selbstabrechnerinnen und -abrechner an. Das bedeutet, die Einrichtungen erstellen ihre Abrechnungen weiterhin eigenständig im eigenen Haus und reichen diese wie gewohnt bei den Kostenträgern ein. Parallel dazu übermitteln sie die Rechnungen an uns.
Den Gegenwert ihrer offenen Forderungen zahlen wir zum vereinbarten Zeitpunkt aus. Für Leistungserbringer bedeutet das: verlässliche, monatlich planbare Liquidität – unabhängig von den tatsächlichen Zahlungsfristen der Kassen.
Eine Finanzierungsstrategie, die einen gesunden Mix aus verschiedenen Finanzierungsinstrumenten beinhaltet, ist die beste Grundlage für ein sicheres Wirtschaften und gesundes Wachstum. Wie sollte ein solcher Mix idealerweise aussehen und welche Rolle spielen dabei Factoring (Vorfinanzierung), klassische Bankfinanzierung und effiziente Abrechnungsprozesse?
Andreas Dehlzeit: Factoring sollte nicht als „Entweder-oder“ betrachtet werden, sondern als fester Bestandteil eines gesunden Finanzierungsmixes. Gerade im Sozial- und Gesundheitswesen entstehen durch Zahlungsziele von 30, 60 oder mehr Tagen schnell Liquiditätslücken, während Gehälter, Mieten und Leasingraten pünktlich gezahlt werden müssen. Factoring eignet sich daher besonders als kurzfristige Lösung zur Sicherung der laufenden Liquidität und zur Überbrückung dieser Zeitspanne.
Bodo Braun: Und auch eine sauber strukturierte Abrechnung selbst ist ein Finanzierungsbaustein. Wer monatlich zuverlässig und fehlerfrei abrechnet, hat planbare Zahlungsströme und damit eine stabilere Liquiditätsbasis als jemand, der regelmäßig Rückläufer bearbeiten muss.
Gleichzeitig möchte ich einen Punkt ergänzen, der mir wichtig ist: Abrechnung funktioniert nur dann wirklich reibungslos, wenn sie direkt in die Pflegesoftware eingebettet ist. Was in der Pflegedokumentation erfasst wird, sollte automatisch für die Abrechnung genutzt werden können. Kein Export, keineDoppeleingabe.
Genau das ist der Ansatz des DMRZ: Pflegedokumentation, Tourenplanung und Abrechnung laufen in einem System zusammen. Das verkürzt den Weg von der erbrachten Leistung zur Rechnung erheblich und schafft die Grundlage, auf der eine Vorfinanzierung wie die von SozialFactoring optimal greift.
Viele ambulante Dienste oder andere Leistungserbringer wachsen sehr schnell– etwa durch neue Versorgungsverträge oder mehr Personaleinstellungen. Wo liegen die typischen Stolpersteine in Wachstumsphasen, und wie können Unternehmer diese frühzeitig absichern?
Bodo Braun: Wachstum ist in der Pflegebranche eine gute Nachricht – aber nur, wenn die internen Strukturen mithalten. Und genau daran scheitert es häufig.
Der erste Stolperstein liegt in der Planung und Dokumentation. Was bei zwei Mitarbeitenden noch irgendwie funktioniert, gerät bei zehn ins Wanken. Wenn Touren manuell geplant und Leistungen noch auf Papier erfasst werden, entstehen Fehler und Lücken – und was nicht sauber erfasst ist, kann schlicht nicht abgerechnet werden.
Der zweite Stolperstein folgt dann fast zwangsläufig: Die Abrechnung gerät in Rückstand. Mehr Patienten bedeuten mehr Abrechnungsfälle. Wer das mit denselben manuellen Prozessen stemmen will wie zuvor, schafft sich eine Liquiditätslücke – nicht, weil zu wenig geleistet, sondern weil zu spät oder fehlerhaft abgerechnet wird.
Meine Empfehlung: Setzt auf eine Pflegesoftware, die von Anfang an skaliert. Tourenplanung, Leistungserfassung und Abrechnung müssen in einem System zusammenlaufen – damit Wachstum nicht bedeutet, dass man Prozesse neu erfinden muss, sondern dass man einfach mehr Patienten in ein bereits funktionierendes System aufnimmt.
Was ratet ihr Neugründern im Gesundheits- und Sozialwesen in Bezug auf Liquiditätsplanung und Finanzierung? Welche Fehler beobachtet ihr in der Praxis besonders häufig und wie lassen sie sich vermeiden?
Andreas Dehlzeit: Existenzgründer, die nicht aus dem kaufmännischen Bereich kommen, sollten von Anfang an die Liquiditätsplanung berücksichtigen. Vor allem bei einer Neugründung müssen Gehälter, Miete, Material und Fahrzeugkosten ein bis zwei Monate finanziert werden, bevor die ersten Leistungen von Patienten überhaupt abgerechnet werden können. Das erfordert ein entsprechendes finanzielles Polster.
Factoring kann nicht nur in der Anfangszeit ein hilfreiches Instrument sein, um offene Forderungen von Kranken- und Pflegekassen auszugleichen und für verlässliche und planbare Liquidität sorgen.
Bodo Braun: Zu dem, was Andreas gesagt hat, würde ich noch einen Punkt ergänzen, der in der Gründungsphase oft unterschätzt wird: die laufenden Kosten für Software und Administration.
Viele Gründer kalkulieren Miete, Fahrzeuge und Personalkosten ein, aber bei der Softwarefrage wird oft zu wenig hingeschaut. Dabei gibt es am Markt erhebliche Unterschiede: Manche Anbieter verlangen hohe Einrichtungsgebühren oder teure Lizenzmodelle mit langen Vertragslaufzeiten. Das ist für einenBetrieb, der gerade erst Fahrt aufnimmt, ein echtes Risiko. Mein Rat: Wählt eine Pflegesoftware, die ohne große Vorabinvestitionen startet, monatlich flexibel abrechenbar ist und trotzdem alle Kernfunktionen abdeckt – von der Patientenverwaltung über die Tourenplanung bis zur Abrechnung.
Und noch etwas: Lern von Anfang an, selbst abzurechnen. Wer die eigene Abrechnung versteht und im Griff hat, entwickelt nicht nur ein klareres Bild von der wirtschaftlichen Lage seiner Einrichtung, sondern lernt auch sehr schnell, wie die Kostenträger ticken. Welche Kasse hat welche Besonderheiten? Wo lauern typische Rückläufergründe? Wer das selbst erlebt und versteht, kann Fehlerquellen gezielt abstellen. Wer hingegen auslagert, bemerkt Probleme oft erst, wenn sie sich schon wiederholt haben. Und hat keinen direkten Zugriff aufdie Ursache. Das ist kein Luxus, sondern ein echter wirtschaftlicher Wettbewerbsvorteil gegenüber allen Einrichtungen, die das Thema Abrechnung vollständig aus der Hand geben.
DMRZ und SozialFactoring kooperieren eng miteinander. Welchen konkreten Mehrwert bietet diese Partnerschaft für Leistungserbringer und warum ist es gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten sinnvoll, Abrechnung und Finanzierung strategisch zusammenzudenken?
Andreas Dehlzeit: Unsere Kunden profitieren von einer zuverlässigen Partnerschaft zweier Experten mit jahrzehntelanger Branchenexpertise. Abrechnung und Finanzierung sind für Leistungserbringer untrennbar miteinander verknüpft. Indem beides von Anfang an gemeinsam gedacht und direkt kombiniert werden, profitieren Leistungserbringer von effizienten Prozessen, reibungslosen Abläufen und gut abgestimmten Schnittstellen. So erhalten unsere Kunden nicht nur finanzielle Sicherheit, sondern auch spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
Bodo Braun: Genau das macht den Unterschied. Bei DMRZ sind Pflegedokumentation und Abrechnung technisch in einem System verbunden: Was in der Pflege erfasst wird, fließt direkt in die Abrechnung ein und kann von dort ohne Umwege an SozialFactoring weitergeleitet werden.
Wer mit DMRZ selbst abrechnet und sich zugleich für die Vorfinanzierung von SozialFactoring entscheidet, bekommt beides in einem verlässlichen Rahmen: strukturierte, sauber aufbereitete Abrechnungsdaten auf der einen Seite – und planbare, vollständige Liquidität auf der anderen. SozialFactoring übernimmt dabei alle Forderungen gegenüber den Kostenträgern. Das ist keine Lösung für den spontanen Engpass, sondern eine strategische Entscheidung für dauerhafte Liquiditätssicherheit.
Gerade in einem Umfeld mit kleinen Margen und wachsendem Kostendruck ist das kein Komfortfeature. Es ist ein echter wirtschaftlicher Hebel.
Vielen Dank für das Gespräch.
Vom 21.-23. April sind die SozialFactoring und das DMRZ auf der Leitmesse ALTENPFLEGE 2026 in Essen. Besuchen Sie beide Unternehmen gerne an den jeweiligen Ständen 114 und 115 in Halle 6 und erfahren Sie weitere Details zu den Vorteilen des Zusammenspiels von Selbstabrechnung und einer flexiblen Vorfinanzierung.
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Datum: 26.03.2026 - 11:57 Uhr
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