Quantensprung in der Datenerfassung: Wenn KI den Kontext liest und der Datenschutz die Regeln bestimmt
Generative Sprachmodelle transformieren die klassische OCR zur intelligenten Dokumentenanalyse. Doch der Einsatz im Unternehmen erfordert strikte juristische Leitplanken, um Compliance-Risiken bei der Verarbeitung sensibler Daten auszuschließen.
(PresseBox) - DieÄra der klassischen Optical Character Recognition (OCR) nähert sich ihrem Ende. Jahrzehntelang war sie der Standard, um Papier in PDFs zu verwandeln. Doch OCR „liest“ nicht, sie „erkennt“ nur Muster. Ein Datum ist für sie eine Ziffernfolge, kein Fälligkeitstermin. Dieneue Generation der Dokumentenverarbeitung setzt auf generative KI und Large Language Models (LLMs). Diese Technologie verspricht, Inhalte semantisch zu verstehen und Arbeitsprozesse radikal zu automatisieren. Ein aktueller Experten-Talk mit Juristen und IT-Spezialisten der agorum® Software GmbHzeigt jedoch: Ohne eine saubere datenschutzrechtliche Strategie wird die Innovation zum Haftungsrisiko.
Die Evolution: Von der Schablone zur Semantik
Klassische Erfassungssysteme stoßen in einer zunehmend unstrukturierten Datenwelt an ihre Grenzen. Sie basieren meist auf starren Regelwerken oder Layout-Schablonen (Templates). Verschiebt sich auf einer Lieferantenrechnung die Rechnungsnummer um wenige Millimeter oder ändert sich das Wording in einer E-Mail, scheitert der Automatismus.
KI-gestützte Systeme, oft als „Intelligent Document Processing“ (IDP) bezeichnet, brechen diese Logik auf. Anstatt nach Koordinaten zu suchen, analysiert die KI den gesamten Kontext des Dokuments. Sie „versteht“, dass ein Betrag neben dem Wort „Gesamt“ wahrscheinlich der Rechnungsbetrag ist, unabhängig davon, wo er auf der Seite steht. Diese semantische Analyse ermöglicht Dunkelverarbeitungsquoten (Prozesse ohne menschliches Eingreifen), die mit herkömmlicher Technologie unerreichbar waren.
Die Rechtslage: Das Cloud-Dilemma der DSGVO
Die technologische Leistungsfähigkeit vieler moderner KI-Modelle basiert auf Cloud-Diensten, die oft in den USA gehostet werden. Hier kollidiert die Effizienz mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Rechtsexperten weisen darauf hin, dass dieÜbermittlung personenbezogener Daten – etwa Namen, Adressen oder Gesundheitsdaten in Verträgen – in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau problematisch ist. Ein zentraler Kritikpunkt im Expertengespräch: Oft ist unklar, ob die eingegebenen Daten von den KI-Anbietern genutzt werden, um deren eigene Modelle weiter zu trainieren. In diesem Fall verliert das Unternehmen die Hoheit über seine Geschäftsgeheimnisse.
Der Ausweg I: Pseudonymisierung als technischer Schutzschild
Um die Poweröffentlicher Cloud-KIs dennoch nutzen zu können, ohne den Datenschutz zu verletzen, rückt das Verfahren der Pseudonymisierung in den Fokus. Bevor ein Dokument an eine externe KI zur Analyse gesendet wird, filtert eine vorgelagerte Instanz im Unternehmensnetzwerk alle kritischen personenbezogenen Daten heraus.
Namen werden durch neutrale Platzhalter ersetzt (z. B.„Person_A“), Adressen durch Codes. Die KI analysiert den semantischen Inhalt und die Struktur des Dokuments, ohne jemals die echte Identität zu sehen. Erst wenn die strukturierte Antwort zurück ins sichere Unternehmensnetzwerk kommt, werden die Platzhalter wieder mit den echten Datenzusammengeführt. Dieses Verfahren („Data Masking“) erlaubt es Unternehmen, modernste KI-Modelle zu nutzen und gleichzeitig die strengen Compliance-Vorgaben einzuhalten.
Der Ausweg II: Lokale KI und Private AI
Für hochsensible Daten oder Unternehmen mit strengsten Geheimhaltungspflichten (z. B. im Finanz- oder Gesundheitswesen) kristallisiert sich eine zweite Lösung heraus: Lokale KI oder „Private AI“.
Hierbei verlassen die Daten das Unternehmen gar nicht. Die KI-Modelle werden„On-Premises“ – also auf eigenen Servern, oder in einer kontrollierten, privaten Cloud-Umgebung betrieben.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie agorum core integrieren solche Open-Source-Modelle direkt in ihre Architektur. Der Vorteil: Die Datenhoheit bleibt zu 100 Prozent beim Unternehmen. Es findet kein Datentransfer zu Drittanbietern statt, und es besteht keine Gefahr, dass interne Daten in das Trainingöffentlicher KIs einfließen.
Fazit: Datenschutz durch Technikgestaltung
Die Diskussion um KI im Dokumentenmanagement hat sich von der Frage des„Ob“ zur Frage des „Wie“ verschoben. Die Technologie ist reif für den Massenmarkt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch nicht im Algorithmus allein, sondern in der Integration: Unternehmen müssen sich für Plattformen entscheiden, die Datenschutz nicht als nachträgliche Checkliste behandeln, sondern durch Architektur-Entscheidungen wie Pseudonymisierung oder lokalen KI-Betrieb („Privacy by Design“) fest im System verankern.
Die agorum® Software GmbH entwickelt mit ALBERT | AI eine hochmoderne KI-Plattform, die Unternehmen befähigt, Informationen intelligent zu erschließen, Prozesse umfassend zu automatisieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, unabhängig vom eingesetzten System. ALBERT | AI integriert sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen und hebt Dokumentenmanagement, Content-Organisation und Routineaufgaben auf das nächste Level. So werden Daten verstanden, Prozesse aktiv gesteuert und neue Effizienzpotenziale erschlossen,?ganz ohne Bindung an einzelne Produkte.
Das modulare DIGITAL TOOLKIT agorum core ergänzt ALBERT | AI als leistungsstarkes Enterprise-Content-Management-System, das sich flexibel an die Anforderungen verschiedenster Unternehmen anpasst. Ob lokal installiert, als Cloud-Lösung oder frei verfügbar als agorum core open: Kunden und Partner profitieren von hoher Integrationsfähigkeit, langjähriger Praxiserprobung und einem exzellenten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Gemeinsam bieten ALBERT | AI und agorum core maximale Effizienz: Setze auf smarte KI-Automatisierung direkt im Geschäftsalltag, ganz unabhängig davon, ob du agorum core einsetzt oder die KI-Plattform separat verwendest.
Die agorum®Software GmbH entwickelt mit ALBERT | AI eine hochmoderne KI-Plattform, die Unternehmen befähigt, Informationen intelligent zu erschließen, Prozesse umfassend zu automatisieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, unabhängig vom eingesetzten System. ALBERT | AI integriert sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen und hebt Dokumentenmanagement, Content-Organisation und Routineaufgaben auf das nächste Level. So werden Daten verstanden, Prozesse aktiv gesteuert und neue Effizienzpotenziale erschlossen,?ganz ohne Bindung an einzelne Produkte.
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Datum: 12.02.2026 - 08:00 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 2230896
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Ansprechpartner: Daniela Lutz
Stadt:
Ostfildern
Telefon: +49711358718-40
Kategorie:
Softwareindustrie
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