Arbeitszeitreform 2026: Digitale Zeiterfassung–Pflicht mit System
(PresseBox) - Die verpflichtende Erfassung von Arbeitszeiten ist kein neues Thema mehr– sie ist das Ergebnis einer jahrelangen rechtlichen Entwicklung. Was lange vorbereitet wurde, ist inzwischen eindeutig: Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten transparent, nachvollziehbar und belastbar zu dokumentieren. Der Fokus lag dabei ursprünglich auf dem Schutz der Gesundheit sowie der Begrenzung von Mehrarbeit.
In der Praxis zeigt sich heute jedoch deutlich, dass diese Anforderungen ohne digitale Lösungen kaum noch umsetzbar sind. Den europäischen Rahmen setzte der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019. Er stellte klar, dass Unternehmen in allen EU-Staaten Systeme benötigen, mit denen sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig erfassen lassen. Informelle Eigenaufzeichnungen oder rein gelebte Vertrauensarbeitszeit genügen diesen Anforderungen nicht mehr. Für Deutschland bedeutete das zwangsläufig eine Anpassung der bestehenden arbeitszeitrechtlichen Regeln.
Diese Linie bestätigte das Bundesarbeitsgericht im September 2022. Seitdem steht fest: Arbeitgeber sind bereits heute zur strukturierten Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Die Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzrecht – ein spezielles Zeiterfassungsgesetz ist dafür nicht zwingend erforderlich. Auchkleinere Betriebe und alle Branchen sind davon erfasst. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, allerdings nur noch mit begleitender Dokumentation.
Kurz gesagt: Die Pflicht existiert bereits– auch ohne neues Gesetz.
Gesetzliche Konkretisierung ab 2026 geplant
Was bislang fehlt, sind detaillierte Vorgaben zur praktischen Umsetzung. Genau hier setzt die geplante Gesetzgebung an. Für 2026 ist ein eigenständiger Rechtsrahmen vorgesehen, der:
die bisherigen Gerichtsentscheidungen eindeutig ins Arbeitszeitrecht integriert,
technische Mindestanforderungen an Zeiterfassungssysteme definiert,
mögliche Ausnahmen für sehr kleine Betriebe regelt,
Aufbewahrungsfristen festlegt
und die Zeiterfassung mit neuen, flexibleren Arbeitszeitmodellen verzahnt.
Ziel ist ein einheitlicher Standard, der für alle Arbeitgeber gleichermaßen gilt und Rechtssicherheit schafft.
Arbeitszeit neu denken– Mehr Flexibilität, höhere Anforderungen
Parallel zur Zeiterfassung plant die Bundesregierung eine umfassende Modernisierung des Arbeitszeitrechts. Grundlage ist der Koalitionsvertrag von 2025. Im Zentrum steht der Abschied von starren Tageshöchstgrenzen zugunsten eines wochenbezogenen Arbeitszeitmodells.
Bisher galt:
maximal 8 Stunden täglich,
Ausweitung auf 10 Stunden mit Ausgleich,
mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.
Künftig soll stärker auf die 48-Stunden-Woche abgestellt werden – verteilt über mehrere Tage. Einzelne Arbeitstage können dabei deutlich länger ausfallen, sofern der Durchschnitt innerhalb eines festgelegten Ausgleichszeitraums eingehalten wird. Diese Referenzzeiträume können – abhängig von Branche oder Tarifbindung– mehrere Wochen oder Monate umfassen.
Für Unternehmen eröffnet das neue Spielräume:
flexiblere Reaktion auf Auftragsschwankungen,
individuellere Schicht- und Einsatzplanung,
bessere Integration von mobilem Arbeiten und Homeoffice.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Kontrolle und Dokumentation erheblich. Je größer die zeitliche Flexibilität, desto wichtiger wird der präzise Überblick über Arbeits- und Ruhezeiten.
Warum Flexibilität ohne digitale Zeiterfassung nicht funktioniert
Längere Arbeitstage und monatsweise Ausgleichszeiträume lassen sich nur dann rechtssicher steuern, wenn Arbeitszeiten exakt nachvollziehbar sind. Ohne digitale Erfassung bleiben zentrale Fragen unbeantwortet:
Wie viele Stunden wurden an welchem Tag gearbeitet?
Wann fanden Pausen statt?
Wurden Ruhezeiten eingehalten?
Wurde die Wochenhöchstarbeitszeit überschritten oder ausgeglichen?
Papierbasierte Lösungen oder einfache Tabellen stoßen hier unweigerlich an ihre Grenzen. Genau deshalb werden Arbeitszeitflexibilisierung und elektronische Zeiterfassung gemeinsam gedacht – technisch, organisatorisch und rechtlich.
Auch für Beschäftigte hat diese Entwicklung zwei Seiten: Mehr Freiheit bei der Verteilung der Arbeitszeit, aber auch mehr Eigenverantwortung. Längere Arbeitstage erhöhen das Risiko von Überlastung, weshalb der Gesundheitsschutz weiterhin das zentrale Leitprinzip bleibt.
Dokumentationspflichten– Was künftig festgehalten werden muss
Mit der Reform steigen die Anforderungen an die Nachweisführung deutlich. Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten vollständig und korrekt dokumentieren – unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Betrieb, mobil oder im Homeoffice erfolgt.
Dazu zählen insbesondere:
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit pro Tag
Pausen inklusive Zeit und Länge
Mehrarbeit und deren Ausgleich
Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen
Einhaltung der Wochenarbeitszeit
Kontrolle des Ausgleichszeitraums
Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen gelten rechtlich als Risiko des Unternehmens. Zwar kann die Erfassung delegiert werden, die Verantwortung für Kontrolle und Korrektheit bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Das geplante Gesetz wird voraussichtlich elektronische Systeme zum Regelfall machen, klare Archivierungsfristen definieren und Sonderregelungen für Kleinstbetriebe konkretisieren.
Fazit– Pflicht mit strategischem Mehrwert
Digitale Zeiterfassung und flexible Arbeitszeitmodelle stehen nicht im Widerspruch zueinander– sie bedingen sich gegenseitig. Transparente Arbeitszeiten schaffen die Grundlage für moderne Arbeitsorganisation, schützen Beschäftigte und geben Unternehmen Planungssicherheit.
Auch wenn die finale Gesetzesfassung noch aussteht, ist die Richtung klar. Wer frühzeitig auf digitale, saubere Prozesse setzt, verschafft sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern gewinnt auch Gestaltungsspielraum. 2026 wird dann kein Stolperstein – sondern ein kalkulierter Schritt nach vorn.
Die HANSALOG Gruppe ist ein familiengeführtes Softwareunternehmen mit 220 Mitarbeitenden und Standorten in ganz Deutschland. Seit 1973 sammeln sich hier HR-Software-Expertenwissen und innovative Produkte made in Germany. Neben personalwirtschaftlichen Softwarelösungen wie Entgelt- und Reisekostenabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Recruiting, bietet das Unternehmen Produkte für Finanzwesen sowie Dienstleistungen für Reisekosten-, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Die prozessorientierten Anwendungen von HANSALOG stehen für zertifizierte Qualität und innovative Funktionalität, welche die digitale Transformation im Finanz- und Personalwesen voranbringen.
Mehr Informationen: www.hansalog.de
Die HANSALOG Gruppe ist ein familiengeführtes Softwareunternehmen mit 220 Mitarbeitenden und Standorten in ganz Deutschland. Seit 1973 sammeln sich hier HR-Software-Expertenwissen und innovative Produkte made in Germany. Neben personalwirtschaftlichen Softwarelösungen wie Entgelt- und Reisekostenabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Recruiting, bietet das Unternehmen Produkte für Finanzwesen sowie Dienstleistungen für Reisekosten-, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Die prozessorientierten Anwendungen von HANSALOG stehen für zertifizierte Qualität und innovative Funktionalität, welche die digitale Transformation im Finanz- und Personalwesen voranbringen.
Mehr Informationen: www.hansalog.de
Datum: 11.02.2026 - 09:15 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 2230614
Anzahl Zeichen: 0
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Chantel Schröder
Stadt:
Ankum
Telefon: +49 (5462) 765-443
Kategorie:
Softwareindustrie
Dieser Fachartikel wurde bisher 6 mal aufgerufen.
Der Fachartikel mit dem Titel:
"Arbeitszeitreform 2026: Digitale Zeiterfassung–Pflicht mit System"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
HANSALOG GmbH&Co. KG (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).