Nie wieder Excel: Digitale Inventur für Fertiger ohne Medienbrüche (per API/XML)

Die technische Integration mobiler Inventurdaten in heterogene ERP-Systeme ohne manuelle Zwischenschritte.

(PresseBox) - Viele Fertigungsunternehmen arbeiten trotz moderner ERP-Systeme noch mit papierbasierten Zählungen und Excel-Importen. Diese Medienbrüche verursachen Inventurdifferenzen und verzögern den Jahresabschluss. Die COSYS Inventur Software digitalisiert den gesamten Prozess, überführt Zähldaten per API oder XML/CSV ins ERP und reduziert manuelle Fehlerquellen drastisch.

Einleitung: Warum Excel-Listen zum operativen Risiko werden

Die jährliche Inventur stellt technische Fertiger regelmäßig vor Herausforderungen. Obwohl ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA zentrale Prozesse steuern, erfolgt die physische Bestandsaufnahme in vielen Betrieben weiterhin über Papierlisten und Excel-Dateien.

Das Ergebnis ist eine fehleranfällige Medienbruchkette: 

Manuelle Zählung ? Excel-Konsolidierung ? Nachträgliche ERP-Pflege

Diese Vorgehensweise führt zu Transkriptionsfehlern, massivem Administrationsaufwand und unzuverlässigen Bestandsdaten, was sowohl den Jahresabschluss verzögert als auch Prognosen und Materialdisposition beeinträchtigt.

Die zentrale Frage lautet: Wie gelangen die Ist-Bestände fehlerfrei und ohne Umwege vom Lagerplatz ins ERP?

COSYS als Brückenlösung: Von der Erfassung bis zur ERP-Integration

DieCOSYS Inventur Softwareeliminiert Excel-Fehler vollständig und schafft eine digitale Kette vom Point of Action bis ins ERP. Die Lösung fungiert als flexible Middleware, die die mobilen Prozesse der Inventur mit der zentralen IT verbindet.

1. Mobile Datenerfassung statt Tabellenbearbeitung

Mitarbeiter erfassen die Bestände direkt am Lagerplatz über geführte Workflows auf mobilen Geräten (MDE oder Smartphone). Barcode-Scanning verhindert Fehleingaben und erhöht die Bestandsgenauigkeit unmittelbar. Gerade in der Fertigung ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit entscheidend: DieCOSYS Inventur Appermöglicht die parallele Erfassung von Chargen, Seriennummern (z. B. für Audit-Zwecke) und die Kennzeichnung von NVE-Einheiten (Nummer der Versandeinheit, SSCC).

Vorteile der mobilen Erfassung:

Sofortige Plausibilitätsprüfung

Drastische Reduktion von Tipp- undÜbertragungsfehlern

Standardisierte Workflows für technische Artikelstrukturen

Optionale MDE-Miete (z. B.Honeywell CT32,Zebra TC22/TC27) zur Reduktion hoher Anschaffungskosten

2. Der COSYS WebDesk: Zentrale Datendrehscheibe

Alle mobilen Zähldaten werden in Echtzeit in denCOSYS WebDeskübertragen. Frühere Excel-Konsolidierungen entfallen vollständig.

Funktionen des WebDesk:

Soll-Ist-Abgleich 

Validierung und Freigabe der Inventurdaten

Vorbereitung der strukturiertenÜbergabe in das ERP

Zentrale Transparenzüber Zählfortschritt und Differenzen

Der WebDesk ersetzt damit die manuelle, fehleranfällige Datenfusion und bildet die Single Source of Truth der Inventur.

3. Flexible und sichere ERP-Anbindung per API oder XML

Der größte Mehrwert für technische Fertiger liegt in der flexiblen Anschlussfähigkeit an unterschiedliche IT-Landschaften.

Option A: API oder WebServices

Für moderne ERP-Systeme steht eine bidirektionale Echtzeitkommunikation zur Verfügung: ERP exportiert Soll-Bestände ? COSYS validiert Zähldaten ? Rückmeldung der geprüften Ergebnisse Dies ist der effizienteste Weg, Inventurprozesse zu beschleunigen und manuelle Eingriffe zu minimieren.

Option B: XML/CSV-Export für heterogene ERP-Systeme

Beiälteren oder eingeschränkt anpassbaren Systemen ermöglicht COSYS strukturierte XML- oder CSV-Dateien, die massenhaft und konsistent importiert werden können. Dies ersetzt fehleranfällige Excel-Vorlagen und schafft eine robuste Datenqualität.

Strategische Vorteile der digitalen Inventur mit COSYS

Prozessqualität erhöhen Die digitale Kette von der mobilen Erfassung bis zur ERP-Integration reduziert menschliche Fehler und Medienbrüche signifikant.

Betriebsstillstand minimieren Parallel laufende Zählprozesse und Echtzeit-Synchronisation reduzieren die Gesamtdauer der Inventur und beschleunigen den Jahresabschluss.

Transparenz schaffen Eine einheitliche Datenbasis verbessert die Versorgungssicherheit und stellt sicher, dass das ERP die realen Bestände widerspiegelt.

Kosten senken Administrative Aufwände, Nacharbeiten und Fehlbuchungen werden deutlich reduziert.

Fazit

Die Digitalisierung der Inventur ist für technische Fertiger ein zentraler Hebel zur Steigerung der operativen Exzellenz. DieCOSYS Inventur Softwareverbindet mobile Datenerfassung mit flexiblenERP-Schnittstellenund minimiert die Risiken manueller Excel-Prozesse. Mit API- oder XML-Anbindung, WebDesk-Steuerung und optionaler MDE-Miete bietet COSYS die technologische Basis für eine schnelle, sichere und vollständig digitale Inventur.

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Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.

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Datum: 09.12.2025 - 09:15 Uhr
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