Die digitale Inventur des Museums: Kulturschätze sicher bewahren

Weg von Excel: Wie moderne Software Risiken minimiert, Zustände dokumentiert und Transparenz in der Sammlung schafft

(PresseBox) - Viele Museen arbeiten noch mit Excel und Papierlisten, obwohl die Risiken für Sammlungen hoch sind. Eine digitale Inventurlösung wie COSYS schafft Sicherheit, Effizienz und vollständige Transparenz über alle Objekte. Durch mobile Datenerfassung, Fotodokumentation und CMS-Integration entsteht eine revisionssichere und konsistente Datenbasis.

Die Verwaltung von Kulturgütern stellt Museen vor besondere Herausforderungen. Trotz komplexer Depotstrukturen basieren viele Inventurprozesse noch auf manuellen Listen oder Tabellenkalkulationen. Das führt zu Fehlern, unklaren Standorten und lückenhaften Zustandsdokumentationen. COSYS Ident bietet eine spezialisierte Inventursoftware, die museale Bestandsprozesse zuverlässig digitalisiert und konservatorische Anforderungen direkt in den Prozess integriert.

Typische Risiken traditioneller Museumsinventuren

unklare Standortangaben durch manuelle Listen

Übertragungsfehler zwischen Papier und digitalen Systemen

fehlende oder nicht zugeordnete Zustandsfotos

keine revisionssichere Historie von Veränderungen

Medienbrüche zwischen Inventurlisten, Sammlungsdatenbanken und Depotverwaltung

Digitale Inventur statt Zettelwirtschaft

Mit der mobilenInventursoftwareidentifizieren Mitarbeitende jedes Objekt per Barcode oder QR-Codeüber Smartphone oder MDE-Geräte. Dadurch werden Fehler bei der Objektzuordnung vermieden, und der Abgleich zwischen physischem Objekt und digitalem Datensatz erfolgt präzise und effizient. Besonders in dicht belegten Depots lassen sich Standorte exakt nachweisen.

Zustandsmonitoring durch integrierteFotodokumentation

Während der Inventur können Restauratoren und Sammlungsverwalter Schäden, Materialveränderungen oder Verpackungsprobleme direkt mit der Gerätekamera erfassen. Die Fotos werden automatisch mit dem passenden Objekt verknüpft und revisionssicher archiviert. Diese visuelle Beweissicherung macht die Inventur zu einem echten Zustandsmonitoring.

Flexible Integration in CMS- und Sammlungsdatenbanken

COSYS setzt auf flexible Schnittstellen, die einen bidirektionalen Datenaustausch ermöglichen. Stammdaten, Objektinformationen und Soll-Bestände werden aus dem CMS (Collection Management System) importiert, während Standortänderungen, Inventurergebnisse und Fotobelege sicher zurückgeführt werden. Dadurch entsteht eine zentrale und konsistente „Single Source ofTruth“ für alle Abteilungen.

Das COSYS Rundum-sorglos-Paket

COSYS bietet ein vollständiges Servicepaket für die Inventur an, um alle logistischen und technischen Hürden zu beseitigen. Dies umfasst:

Hardware-Miet-Service:Museen können MDE-Geräte für den Inventurzeitraum mieten, was hohe Anschaffungskosten vermeidet und flexible Lösungen ermöglicht.

Technischer Experten-Support:COSYS-Experten stellen eine umfassende technische Beratung und Unterstützung während des gesamten Inventurprozesses sicher, von der Konfiguration bis zur Datensynchronisation.

Die Vorteile der COSYS Inventurlösung im Überblick

Fehlerfreie Identifikation durch Barcode- und QR-Code-Scanning

Digitalisierte Zustandsdokumentation mit Fotos zur visuellen Beweissicherung

Deutliche Zeitersparnis gegenüber Excel und Papierlisten

Flexible Schnittstellen zur Anbindung an Museums-CMS oder Sammlungsdatenbanken

Voller Service: Bereitstellung vorkonfigurierter MDE-Geräte zur Miete für den Inventurzeitraum

Experten-Support: Umfassende technische Beratung und Unterstützung während der gesamten Bestandsaufnahme

Revisionssichere Historie aller Bewegungen und Veränderungen

Fazit

Die Digitalisierung der Inventur ist für Museen ein entscheidender Schritt, um Sammlungen zuverlässig zu verwalten und aktiv zu schützen. COSYS verbindet mobile Erfassung, Fotodokumentation und CMS-Integration zu einer praxisnahen Lösung, die den administrativen Aufwand reduziert und die Datenqualität langfristig verbessert.

Erfahren Sie in einerunverbindlichen Beratung, wie dieCOSYS InventurlösungIhre musealen Bestandsprozesse modernisieren kann. Die kostenlose Demo der Inventur App fürAndroidundiOSist jederzeit verfügbar.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.

Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Bereitgestellt von Benutzer: PresseBox
Datum: 20.11.2025 - 08:30 Uhr
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