Rechtssicher, compliant und effizient–SAP®ILM als Schlüssel zur nachhaltigen Datenverwaltung

SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist die integrierte Lösung zur Verwaltung von Datenüber ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei berücksichtigt SAP ILM technische und rechtliche Aspekte der Datenaufbewahrung und -vernichtung.

(PresseBox) - Mit der fortschreitenden Digitalisierung wachsen die Datenmengen in Unternehmen kontinuierlich. Diese Entwicklung bringt nicht nur Chancen, sondern auch Herausforderungen mit sich: Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und effiziente Prozesse, gleichzeitig steigen die Anforderungen an einen regelkonformen, wirtschaftlichen und zukunftssicheren Umgang mit diesen.SAP ILMunterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen durch automatisierte Abläufe zu erfüllen.

Aus (Daten)Macht erwächst Verantwortung

Die Gründe für eine Auseinandersetzung mit dem ThemaILMsind vielfältig und betreffen Unternehmen aller Branchen und Größen.SAP ILMbasiert auf vier zentralen Bausteinen:Datenarchivierung (Data Archiving), Löschung (Retention Management), langfristige Verwaltung archivierter Daten (Retention Warehouse) sowie der Stilllegung veralteter Systeme (Legacy System Decommissioning). Alle Prozesse stehen dabei vor der Herausforderung, die Datenverarbeitung effizient, wirtschaftlich und vor allen Dingen regelkonform gestalten zu müssen.

Datenverwaltung mit SAP ILM: So nützlich wie möglich, so sicher wie nötig

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen personenbezogene Daten transparent und fristgerecht gelöscht werden. Mit dem DSGVO Art. 17, dem „Recht auf Vergessenwerden“, stehen Unternehmen unter kontinuierlichem Druck, einerseits benötigte und für die strategische Unternehmensführung sinnvolle Daten nutzen zu wollen, andererseits aber gezwungen zu werden, die eigene Freiheit im Umgang mit Daten entsprechend geltendem Recht einzuschränken. Werden die Vorschriften nicht eingehalten, drohen Bußgelder.

SAP ILMermöglicht die regelbasierte Anonymisierung oder Löschung dieser Daten. Damit entlastetSAP ILMUnternehmen durch Automatisierung, schützt vor unbeabsichtigten Verstößen und gewährleistet gleichzeitig eine optimale, effiziente und wirtschaftlich sinnvolle Nutzung von Daten. Dabei berücksichtigtSAP ILMAspekte der GoBD-Prüfsicherheit durch eine lückenlose und nachvollziehbareArchivierunggeschäftsrelevanter SAP-Daten.SAP ILMstellt sicher, dass archivierte Daten revisionssicher und maschinell auswertbar bleiben. Dabei werden auch Regeln zu Aufbewahrungspflichten für international aktive Unternehmen wie die SEC Rule 17a-4 berücksichtigt. Alle Fristen, Abhängigkeiten und Belege beinhaltetSAP ILMdabei„out of the box“. Hierdurch lassen sich schwerwiegende Fehler vermeiden, wie sie bei selbstentwickelten Systemen häufig zu beobachten sind.

Heute ist morgen schon gestern– zukunftssichere Migration vorbereiten

Im Zuge der bevorstehenden Umstellung auf SAP S/4HANA und der Nutzung vonRISE with SAPstehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Datenbestände zu konsolidieren. Die Wartung älterer SAP-Systeme wie ECC, CRM oder SRM endet zum 31. Dezember 2027.SAP ILMhilft dabei, Altlasten zu identifizieren und gezielt zu bereinigen– ein entscheidender Schritt, um Migrationsaufwände und Speicherbedarf der SAP-Datenbank zu reduzieren. „Ein mittelständischer Maschinenbauer konnte durch unsereSAP ILM-Strategieseinen Cloud-Storage-Bedarf um 30?% senken und die Laufzeit seinerRISE-Migrationum mehrere Wochen zu verkürzen.“, so Oliver Greiner, CEO der entplexit GmbH.

Implementierungsstrategien für SAP ILM: Erfolg durch Systematik mitentplexit

Die Einführung vonSAP ILMfolgt idealerweise einem klar definierten Projektvorgehen, das sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt.Entplexit setzt dabei auf ein bewährtes mehrstufiges Modell, das individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens abgestimmt wird. Auf Basis einer initialen Analyse werden alle relevanten Datenobjekte und regulatorischen Anforderungen identifiziert. Auf dieser Basis wird ein ILM-Konzept unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragten, IT, Fachabteilungen und Compliance-Verantwortlichen erstellt.

Mit der technischen Vorbereitung in Gestalt der Aktivierung des ILM Frameworks in SAP, der Definition von Aufbewahrungsrichtlinien sowie der Festlegung von Speicherzielen wird die technische Infrastruktur geschaffen, um dem System die langfristig eigenständige Arbeit zu ermöglichen. Hierbei werden auch grundlegende Entscheidungen getroffen, wie zum Beispiel die Entscheidung, welche Daten in On-Premise-Speichern und welche in der Cloud aufbewahrt werden sollen. Besonderen Wert legtentplexitdabei auf die Integration in bestehende Compliance- und Governance-Strukturen.

Neben der Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der Validierung der Datenströme dienen Pilotphasen, begleitet von Schulungen der Key-User, auch dazu, das Commitment mit dem neuen System sicherzustellen.Entplexitunterstützt hier sowohl bei der Einrichtung als auch bei der Integration in bestehende Prozesse und Systeme. Die Rückmeldungen aus der Pilotierung fließen in die Feinjustierung des Systems ein.

Der produktive Rollout erfolgt in der Regel phasenweise.Entplexitbegleitet diesen Prozess engmaschig, um einen reibungslosenÜbergang in den Regelbetrieb sicherzustellen. Auch nach dem Go-Live stehtentplexitfür Support, Monitoring und Anpassungen zur Verfügung – insbesondere bei sich ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen.

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Die entplexit GmbH ist ein unabhängiges IT-Beratungsunternehmen, das sich auf SAP-Sicherheit und -Technologie, SAP-Archivierung (Daten, Dokumente, SAP ILM) sowie Compliance und Datenschutz spezialisiert hat. Seit unserer Gründung im Jahr 2007 verfolgen wir die Mission, Informationstechnologie optimal zu nutzen, um unseren Kunden Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Mit unserem Motto „make IT simple“ bieten wir kompetente, lösungsorientierte und dynamische Beratung, die Produktivität steigert und Prozesse vereinfacht. Dazu bietet die entplexit einen SAP Archive Managed Service (Full Managed Service) an. Als SAP Gold Partner unterstützen wir über 150 Unternehmen weltweit dabei, ihre IT-Infrastrukturen sicher und effizient zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie unter www.entplexit.com.

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Datum: 25.06.2025 - 10:45 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Oliver GreinerKatharina Seybold
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Telefon: +49 (6196) 97344-00+49 (6196) 97344-13

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