Rechtssicher, compliant, zukunftssicher und effizient–SAP ILM unterstützt Unternehmen bei der Datenverwaltung
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist die integrierte Lösung zur Verwaltung von Datenüber ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei berücksichtigt SAP ILM technische und rechtliche Aspekte der Datenaufbewahrung und -vernichtung.
(PresseBox) - Die mit der Digitalisierung stetig wachsenden Datenmengen sind auch für Unternehmen gleichzeitig Segen und Fluch: Während Daten, ihre Erfassung, Verarbeitung und Auswertung in allen Bereichen der strategischen Unternehmensführung die zentrale Grundlage für einen prozessübergreifenden Überblick, mehr Effizienz und fundierte Entscheidungen schaffen, wachsen die Anforderungen an einen gleichzeitig regelkonformen, technisch zukunftssicheren und dabei kosteneffizienten Umgang mit Daten. Das SAP Information Lifecycle Management unterstützt Unternehmen durch die Automatisierung der mit der Datenaufbewahrung verbundenen Workflows.
Aus (Daten)Macht erwächst Verantwortung
Die Gründe für eine Auseinandersetzung mit dem Thema Information Lifecycle Management sind vielfältig und betreffen Unternehmen aller Branchen. Im Wesentlichen basiert SAP ILM auf vier Bausteinen, welche wiederum vier Szenarien im Umgang mit Daten abbilden: die Datenarchivierung (Data Archiving),die Löschung von Daten (Retention Management), die langfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von archivierten Daten (Retention Warehouse) sowie der Umgang mit Daten bei Stilllegung eines veralteten Systems (Legacy System Decommissioning). Alle Prozesse stehen dabei vor der Herausforderung, die Datenverarbeitung effizient, wirtschaftlich und vor allen Dingen regelkonform gestalten zu müssen.
Datenverwaltung mit SAP ILM: So nützlich wie möglich, so sicher wie nötig
Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen personenbezogene Daten transparent, nachvollziehbar und fristgerecht gelöscht werden. Mit dem DSGVO Art. 17, dem „Recht auf Vergessenwerden“, stehen Unternehmen unter kontinuierlichem Druck, einerseits benötigte und für die strategische Unternehmensführung sinnvolle Daten nutzen zu wollen, andererseits aber gezwungen zu werden, die eigene Freiheit im Umgang mit Daten entsprechend geltendem Recht einzuschränken. Werden die Vorschriften nicht eingehalten, drohen empfindliche Bußgelder.
SAP ILM ermöglicht die regelbasierte Anonymisierung oder Löschung dieser Daten. Damit entlastet SAP ILM Unternehmen durch Automatisierung, schützt vor unbeabsichtigten Verstößen und gewährleistet gleichzeitig eine optimale, effiziente und wirtschaftlich sinnvolle Nutzung von Daten. Dabei berücksichtigt SAP ILM Aspekte der GoBD-Prüfsicherheit durch eine lückenlose und nachvollziehbare Archivierung geschäftsrelevanter Daten. SAP ILM stellt sicher, dass archivierte Daten revisionssicher und maschinell auswertbar bleiben. Dabei werden auch Regeln zu Aufbewahrungspflichten fürinternational aktive Unternehmen wie die SEC Rule 17a-4 berücksichtigt. Alle Fristen, Abhängigkeiten und Belege beinhaltet SAP ILM dabei „out oft he box“. Hierdurch lassen sich schwerwiegende Fehler vermeiden, wie sie bei selbstentwickelten Systemen häufig zu beobachten sind.
Heute ist morgen schon gestern– zukunftssichere Datenverwaltung mit SAP ILM
Viele Unternehmen stehen vor der Migration zu SAP S/4HANA und RISE oder müssen sich mit diesem Thema noch bis zum Ende der Wartung und Unterstützung für ältere SAP ERP-Systeme, insbesondere SAP ECC (ERP Central Component), SAP CRM, SAP SCM, SAP SRM und SAP IDM am 31. Dezember 2027 auseinandersetzen. Hierbei ist ein optimiertes Datenmanagement ein zentraler Aspekt, um Altlasten nicht mit in das neue System zu übernehmen. Darüber hinaus entscheidet die Menge der Daten über den Aufwand und nicht zuletzt die Kosten einer Migration, sowohl was deren Umsetzung betrifft als auch hinsichtlich langfristiger Kosten für eine cloudbasierte Datenspeicherung. SAP ILM unterstützt Unternehmen dabei, Datenströme effizient zu steuern und entlastet damit gleichzeitig technische Systeme, den Aufwand für Prozesse im Bereich Compliance und Kosten für die Datenspeicherung. In der Praxis hat sich gezeigt, dass hierbei eine Reduktion vorhandener Datenvolumen um bis zu 40 % möglich ist.
Implementierungsstrategien für SAP ILM: Erfolg durch Systematik
Eine erfolgreiche SAP ILM-Einführung folgt typischerweise einem strukturierten Projektvorgehen
Auf Basis einer initialen Analyse werden alle relevanten Datenobjekte und regulatorischen Anforderungen identifiziert. Auf dieser Basis wird eine ILM-Konzepts unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragten, IT, Fachabteilungen und Compliance-Verantwortlichen erstellt.
Mit der technischen Vorbereitung in Gestalt der Aktivierung des ILM Frameworks in SAP, der Definition von Aufbewahrungsrichtlinien sowie der Festlegung von Speicherzielen wird die technische Infrastruktur geschaffen, um dem System die langfristig eigenständige Arbeit zu ermöglichen. Hierbei werden auch grundlegende Entscheidungen getroffen, wie zum Beispiel die Entscheidung, welche Daten in On-Premise-Speichern und welche in der Cloud aufbewahrt werden sollen.
Neben der Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der Validierung der Datenströme dienen Pilotphasen, begleitet von Schulungen der Key-User, auch dazu, das Commitment mit dem neuen System sicherzustellen.
Abgeschlossen wird ein Implementierungsprojekt schließlich durch das finale Rollout und die Übergabe in den Betrieb. Häufig geschieht dies phasenweise. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Überwachung der ILM-Prozesse erforderlich, nicht zuletzt, um Anpassungen an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen zu gewährleisten.
Datum: 17.06.2025 - 13:58 Uhr
Sprache: Deutsch
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