Lizenzmodelle in Business Central einfach erklärt: Was passt zu deinem Unternehmen?

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine der wichtigsten Investitionen für Unternehmen jeder Größe. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine flexible Plattform, die sich individuell an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen lässt. Doch bevor die eigentliche Implementierung beginnt, stellt sich eine zentrale Frage: Welches Lizenzmodell passt am besten zu unserem Unternehmen?
In diesem Beitrag erklären wir die verschiedenen Lizenzmodelle von Business Central, zeigen typische Einsatzszenarien und geben dir konkrete Tipps für die richtige Auswahl.

(IINews) - Die verfügbaren Lizenzmodelle im Überblick
Microsoft stellt für Business Central drei Hauptlizenzmodelle bereit: Essentials, Premium und Team Members. Jedes Modell richtet sich an eine spezifische Nutzergruppe.

Essentials-Lizenz
Die Essentials-Lizenz bietet eine umfassende Grundausstattung und eignet sich für Unternehmen, die ihre Kernprozesse effizient steuern möchten.

Enthaltene Funktionen:
– Finanzmanagement
– Verkaufs- und Einkaufsprozesse
– Lagerverwaltung und Bestandsführung
– Projektmanagement
– Personalverwaltung (Grundfunktionen)
– Supply-Chain-Management

Typische Zielgruppen:
– Handelsunternehmen
– Dienstleistungsunternehmen
– Kleine bis mittelständische Betriebe ohne Produktionsanforderungen

Premium-Lizenz
Die Premium-Lizenz baut auf Essentials auf und richtet sich an Unternehmen mit erweiterten Anforderungen, insbesondere im Bereich Fertigung und Service.

Zusätzliche Funktionen gegenüber Essentials:
– Fertigungssteuerung
– Servicemanagement

Typische Zielgruppen:
– Produktionsbetriebe
– Unternehmen mit starkem After-Sales-Service
– Technische Dienstleister und Maschinenbauer

Team Members-Lizenz
Team Members-Lizenzen richten sich an Benutzer, die nur eingeschränkten Zugriff auf Business Central benötigen. Sie eignen sich ideal für Mitarbeiter, die primär Informationen abrufen oder kleinere Eingaben vornehmen.

Erlaubte Aktivitäten:
– Lesen aller Geschäftsdaten
– Erstellen und Bearbeiten von Berichten, Angeboten oder Arbeitszeiterfassungen
– Unterstützung einfacher Prozesse

Typische Nutzung:
– Manager, die Berichte und Dashboards einsehen
– Mitarbeitende im Außendienst
– Supportmitarbeiter oder projektunterstützende Rollen

Hinweis: Team Members sind für viele Unternehmen eine kosteneffiziente Möglichkeit, zahlreiche Mitarbeitende mit dem System zu verbinden, ohne Vollzugriff zu gewähren.

Wie finde ich das passende Lizenzmodell?
Bei der Auswahl solltest du systematisch vorgehen. Diese Fragen helfen dir:

– Welche Geschäftsprozesse sollen abgebildet werden?
– Wie aktiv werden die Benutzer im System arbeiten?
– Welche Abteilungen sollen eingebunden werden?
– Gibt es besondere Anforderungen an Skalierbarkeit und Integration?

Praxis-Tipp:
Viele Unternehmen kombinieren Essentials- oder Premium-Lizenzen für Hauptnutzer mit Team Members-Lizenzen für Gelegenheitsnutzer. Dadurch werden sowohl Effizienz als auch Kosten optimiert.

Praxisbeispiele
Beispiel 1: Bauunternehmen
Ein mittelständisches Bauunternehmen setzt Essentials-Lizenzen für die Verwaltung, das Finanzwesen und das Projektmanagement ein. Bauleiter auf den Baustellen greifen über Team Members-Lizenzen auf Auftrags- und Projektinformationen zu und erfassen Fortschrittsmeldungen.

Beispiel 2: Projektdienstleister
Ein Ingenieurbüro für Bau- und Infrastrukturprojekte nutzt Essentials-Lizenzen für Projektleiter, Buchhaltung und Vertrieb. Technische Mitarbeiter und Berater, die hauptsächlich Projektzeiten und Statusberichte erfassen, arbeiten mit Team Members-Lizenzen.

Fazit
Die Wahl des passenden Lizenzmodells in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung und effiziente Nutzung des Systems.
Essentials bietet die optimale Basis für die meisten Geschäftsprozesse, Premium erweitert den Funktionsumfang für Fertigungs- und Servicebetriebe, während Team Members eine flexible Ergänzung für Gelegenheitsnutzer darstellen.

Eine detaillierte Bedarfsanalyse und die Beratung durch einen erfahrenen Microsoft-Partner sind wichtige Schritte, um die ideale Lizenzstruktur für dein Unternehmen zu finden – und Investitionen nachhaltig zu sichern.

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