Prozessautomatisierung bei Vilsa Brunnen

Der Luftkurort Bruchhausen-Vilsen ist bekannt für die schönen und erholsamen Wälder im Umland. An Wochenenden ist das Gebiet daher bei Spaziergängern und Ausflüglern sehr beliebt. Die meisten von ihnen wissen nicht, dass sich tief unter dem Geestrücken ein Rohstoff verbirgt, der den kleinen Ort in vielen deutschen Haushalten bekannt gemacht hat: das VILSA-Mineralwasser. Seit 1928 schöpft die Otto Rodekohr GmbH & Co. KG aus dem Mineralbrunnen und nimmt heute mit der Marke VILSA Brunnen Platz zwei aller deutschen Abfüller ein. 320 Mitarbeiter arbeiten in zwei modernen Produktionsstätten in Bruchhausen-Vilsen. Sieben Hochleistungsabfüllanlagen sorgen dafür, dass jedes Jahr 350 Millionen Flaschen mit Mineralwasserprodukten und Erfrischungsgetränken befüllt werden. Die Produktpalette umfasst natürliches Mineralwasser mit unterschiedlichem Kohlensäuregehalt, aromatisiertes Mineralwasser, Wellness-Getränke, Mineralwasser-Schorlen, Vitamin-Fruchtsaft-Getränke, Frucht-Joghurt-Drinks, Limonaden und Eistee.

(IINews) -
Wo so viel Wasser bewegt wird, da fällt natürlich auch eine Menge Schriftverkehr an. Bei VILSA war aus diesem Grund schon 2008 in Zusammenarbeit mit dem Partner NOWIS Nordwest- Informationssysteme GmbH ein Workflow für die Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt worden. Die Rechnungen, die das Unternehmen erreichen, werden seitdem digital archiviert und automatisch mit Schlagworten markiert, so dass sie für alle Mitarbeiter zugänglich und schnell wieder auffindbar sind. Während des Scanvorgangs sorgt die Dokumentenerkennungslösung smartFix von Insiders Technologies dafür, dass eine Rechnung direkt verifiziert wird. Dabei erkennt die Lösung auch unterschiedlich formatierte Rechnungen – durch einen integrierten Lernprozess erkennt die Software nach und nach, welche Informationen in einem bestimmten Rechnungsformat an welcher Stelle zu finden ist.

Insbesondere beim Überbrücken der räumlichen Entfernungen auf dem über 80.000 Quadratmeter großen Betriebsgelände leistete dieses System bereits gute Dienste. Dennoch war die Verwaltung der Rechnungen noch immer mühselig, vor allem die manuelle Suche in den einzelnen Ordnern kostete jeden Tag viel Zeit. Das Ergebnis: Prozesse wurden ineffizient ausgeführt, gescannte Lieferscheine mussten umständlich gesucht werden. Aus diesem Grund entschlossen sich die Verantwortlichen bei VILSA mit dem Partner NOWIS, den Rechnungseingang durch eine zusätzliche Prozessmanagementlösung noch weiter zu verbessern.

Suchen und Finden
Ein wesentliches Kriterium bei der Erweiterung der bisherigen Lösung war die Suchfunktion und die zuverlässige Auffindbarkeit aller zugehörigen Dokumente. In der Vergangenheit musste eine komplexe Ordnerstruktur unterhalten werden, um die Rechnungen zu sortieren. Die Ordner ließen sich nur mit Einschränkungen durchsuchen, so dass viele Vorgänge manuell nachvollzogen werden mussten. Das war für die involvierten Mitarbeiter nicht nur mühsam, es kostete auch sehr viel Zeit.

“Grundsätzlich war unser Workflow schon recht fortschrittlich”, erinnert sich Krimhild Wulf, Systemadministratorin bei VILSA. “Aber es ging ja letztendlich nicht darum, die Rechnungen einfach nur zu archivieren. Der Prozess sollte ja die eigentlichen Vorgänge beschleunigen.” Daher machte sich VILSA auf die Suche nach einer Lösung, die die komplexen Freizeichnungsprozesse innerhalb des Unternehmens angemessen abbilden konnte. Eine Kernanforderung war die Zusammenarbeit mit der bereits verwendeten Archivsoftware Easy Archiv. Letztendlich entschied man sich für die Prozessmanagementsuite BPM inspire: “Für uns war es zwar wichtig, dass die neue Lösung mit Easy Archiv zusammenarbeitet, aber das war natürlich nicht das einzige Kriterium. Insbesondere die Automatisierung der Prozesse für die 35 Mitarbeiter, die in die Rechnungsprüfung eingebunden sind, hatte eine hohe Priorität. Da hatte Inspire einfach das beste Konzept, und die Ausbaumöglichkeiten für weitere Prozesse haben uns begeistert. Mit BPM inspire haben wir jetzt eine Software, bei der optimale Prozesse im Vordergrund stehen und die bestehende IT- und Anwenderstrukturen ohne Probleme berücksichtigt. So sind wir für zukünftige Anforderungen optimal aufgestellt.“

Wichtig war für VILSA auch die vollständige Kontrolle über die Unternehmensprozesse. BPM inspire ermöglicht es IT-Verantwortlichen, Workflows selbst zu kreieren und zu verwalten – ein weiterer Faktor, der für VILSA bei der Entscheidung eine wichtige Rolle spielte.

Parallele Prozesse für schnellere Bearbeitung
Die gescannten Rechnungen werden nach der Verifikation jetzt an BPM inspire übergeben. Anhand verschiedener Kriterien erkennt das System, wer in die Bearbeitung involviert ist, und sendet die Daten automatisch an das richtige Postfach. Bei diesem Vorgang werden parallel zwei Prozesse ausgelöst, die für die Rechnungsbearbeitung notwendig sind. Bei der sachlichen Prüfung wird die Rechnung auf ihre Berechtigung geprüft – beispielsweise indem nachgehalten wird, ob die Lieferung bereits erfolgt ist. Berechtigte Rechnungen werden zudem als Investition, Instandhaltung oder Aufwand gekennzeichnet und in die Zahlungsfreigabe an den Bereichsleiter weitergeleitet. Zeitgleich sorgt der Prozess “GF Post” dafür, dass die Rechnung dem Geschäftsführer vorgelegt wird, der jede Rechnung ansehen und freigeben muss.

“Durch diese beiden parallel angesteuerten Prozesse gewinnen wir bei der Rechnungsbearbeitung eine Menge Zeit”, ergänzt Wulf. “Früher konnte die Rechnungen erst sachlich geprüft werden, wenn die Geschäftsleitung die Rechnungen abgezeichnet hatten – heute werden beide Prüfungen parallel ausgeführt. Das ist vor allem von Vorteil, wenn die Geschäftleitung außer Haus ist.”

Nach der Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, wo die Sachkonten zugeordnet und schließlich gebucht wird. An dieser Stelle schickt BPM inspire die Rechnung an das ERP-System, welches diese weiterverarbeitet, später beispielsweise auch die Zahlung zurückmeldet und automatisch archiviert. Einer der wesentlichen Vorteile von BPM inspire: trotz des vollständig automatisierten Ablaufs der Rechnungseingangsprozesse sind bei jedem Schritt Rückfragen und protokollierte Eingriffe möglich.

Krimhild Wulf zieht ein positives Fazit: “In gewissem Sinne sind wir durch unser digitales Archiv auf den Geschmack gekommen: Wir haben gemerkt, wie effizient der Rechnungseingang mit den richtigen Lösungen verwaltet werden kann, und doch hakte es auf der Prozessseite immer wieder. Wir konnten das Potenzial unseres Archivierungssystems nur zu einem kleinen Teil ausschöpfen. Durch den Einsatz von BPM inspire können wir die Effizienz noch einmal erheblich steigern und erst jetzt läuft alles richtig rund.”

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Datum: 06.01.2010 - 12:05 Uhr
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