Dokumentenchaos ade? mit M-Files
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(PresseBox) - Das Speichern und Wiederauffinden von Dateien innerhalb eines Unternehmens ist oft komplexer, als es auf den ersten Blick erscheint. Dokumente werden mehrfach von unterschiedlichen Personen in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Namen abgespeichert. Durch paralleles Arbeiten entstehen mehrere Versionen ein und desselben Dokuments: Ist nun vertrag_final.docx oder vertrag_V2_final.docx die gültige Version?
Studien belegen, dass auf die beschriebene Art und Weise und durch das Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhang bis zu unglaubliche 19 Kopien eines Dokuments im Unternehmen entstehen. Und ein weiterer erschreckender Fakt: Mitarbeiter verbringen bis zu 30 Minuten täglich mit der Suche nach den richtigen Dateien (Quelle: harmon.ie).
Die Lösung für Sie: Ein Dokumentenmanagementsystem
Eine Lösung für dieses Datenchaos ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Denn ebenso wie die Aktenordner und -schränke im Büro ersetzt wurden, sind auch Netzwerkordner ein veraltetes System und machen die Organisation und Verwaltung von Dokumenten schwierig. Eine effiziente DMS-Software führt dagegen dazu, dass alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf die richtige Datei haben. So sieht man auf einen Blick, welche Version die aktuellste ist und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Eine gute Software für die Dokumentenverwaltung bietet neben einer Volltextsuche und die Möglichkeit, Dateien zu verschlagworten, damit sie besser aufgefunden werden können.
Das Dokumentenmangementsystem M-Files geht noch einen Schritt weiter: Anders als in anderen Systemen gibt es in M-Files keine herkömmliche Ordnerstruktur. Dateien werden mit Metadaten (Schlagworten) abgespeichert, die einen Zugriff aus verschiedensten Perspektiven ermöglichen: über den Kunden, das Projekt, den Zeitraum oder den zuständigen Mitarbeiter. Diese Referenzdaten werden auf den Unternehmensdatenbanken gezogen und in M-Files mit dem Dokument verknüpft. Was kompliziert klingt, macht M-Files auf innovative Weise nach dem Motto ?Simpler ist besser?.
Erfahren Sie in unserem M-Files Einsteiger-Webinar, wie einfach und mühelos es ist, die Effizienz zu steigern und Datenchaos zu vermeiden, indem Informationen danach verwaltet werden, WAS sie sind und nicht WO man sie speichert.
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Datum: 29.07.2016 - 09:00 Uhr
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