Warenwirtschaft erfolgreich im Unternehmen einführen

(PresseBox) - Als Spezialist für kaufmännische Software und ERP-Systeme, kennt die SelectLine Software GmbH die Tücken bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware. Damit Unternehmen für diese Aufgabe gerüstet sind und den Umstieg leicht schaffen sowie die Implementierung Ihrer neuen Warenwirtschaft erfolgreich gestalten, gibt das Magdeburger Unternehmen hilfreiche Tipps & Tricks mit an die Hand.
Projektstart ? Gut vorbereitet ist halb gewonnen!
Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen stehen oft einem großen Angebot an Warenwirtschafts- und ERP-Systemen gegenüber. Um Personalressourcen und das Budget zu schonen, sind eine gute Planung und das systematische Vorgehen umso wichtiger. Grundlegend sollte man sich zuerst die Frage stellen ?was brauchen wir überhaupt und was möchte man mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen?? Realistische Zielsetzungen sind eine schnellere Auftragsbearbeitung, eine generelle Optimierung der Unternehmensprozesse sowie eine bessere Übersicht, um mehr Transparenz im Unternehmen zu gewinnen. Des Weiteren sollte man sich überlegen, welche Elemente und Funktionen von der neuen Warenwirtschaft abgebildet werde müssen.
Anbieterbeurteilung ? Wer kommt in Frage?
Ein Überangebot an Warenwirtschaftssystemen lassen viele an ihre Grenzen stoßen. Als Unternehmer hat man schnell die Qual der Wahl und die richtige Entscheidung zu treffen scheint schier unmöglich. Als Unternehmer sollte man sich deshalb vorab die Frage stellen ob eine Individual, ? Branchen- oder kaufmännische Standardsoftware infrage kommt. Weitere Abhilfe für die richtige Wahl ermöglicht die Erstellung eines Lastenheftes (Anforderungskatalog).

Zuständigkeiten ? Wer sitzt alles im Boot?
Damit das Projekt ?Warenwirtschaft? gelingen und schnell zum Abschluß gebracht werden kann, sollte man die Zuständigkeiten innerhalb und außerhalb des Unternehmens festlegen. Grundlegend ist folgendes zu beachten:
Wer ist der hauptverantwortliche Ansprechpartner während des Projekts?
Wer sind die zuständigen Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen?
Wer erstellt die Konzepte?
Wer ist Ansprechpartner beim Softwareanbieter bzw. beim Systemhaus?
Welche Fristen gilt es einzuhalten?
Implementierung ? Umgebung und Abläufe festlegen
Damit auch in der heißen Phase alles reibungslos klappt und die Implementierung der neuen Software zum Kinderspiel wird, sollte man auch hier die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens bestimmen:
Wer ist zuständig für den Export aus dem Alt- und Import in das neue System?
Wann müssen die Daten importiert sein?
Welche Aufgaben übernimmt der Systempartner?
Welche Abläufe im Unternehmen müssen ggf. wie verändert werden?
Sicherer werden für einen produktiven Alltag
Ohne Fleiß kein Preis ? Alle zukünf­tigen Anwender müssen umfangreich geschult und einge­ar­beitet werden. Zunächst sollten Administratoren bzw. Abtei­lungs­leiter alles über die Konfi­gu­ra­tion, Rechte­ver­gabe und Bedie­nung lernen. In den anschlie­ßenden Anwen­der­schu­lungen erlernen die Mitar­beiter den sicheren Umgang mit der Software im opera­tiven Tages­ge­schäft und üben inter­aktiv die neuen Abläufe.
Probieren geht über Studieren
Damit das Projekt ein voller Erfolg wird, sollten die neuen Funktionen, Prozesse, Schnitt­stellen und übernom­menen Daten umfas­send getestet werden. Fehlende Funktio­na­li­täten können dabei gemeinsam mit dem System­partner ergänzt und geprüft werden.
Produktivstart ? Los geht´s!
Nach einem erfolgreichen Systemtest kann der finale Produktivstarttermin festgelegt und kommuniziert werden. Während der Einführung der neuen Lösung ist darauf zu achten, dass das Projekt­team- und bei Bedarf auch die Endan­wender ? den Anbieter jeder­zeit unter­stützen können.
Optimierung ist ein Prozess
Mit dem Produktivstart ist es in der Regel noch nicht getan. Nach den ersten Praxis­er­fah­rungen im Echtbe­trieb werden meist weitere Optimie­rungs­mög­lich­keiten sichtbar. Wichtig ist es hierbei auch, sich eine Rückmeldung seiner Mitarbeiter einzuholen und zu evaluieren was eventuell fehlt und verbessert werden kann. Die Betreuung durch einen Software­partner ermöglicht eine fortlau­fende Verein­fa­chung und Weiter­ent­wick­lung des Systems. 
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Datum: 28.07.2016 - 13:22 Uhr
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