Die WhatsApp Falle: Bedenken um Datenschutz bei Unternehmen
(IINews) - Mit der Einführung der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum 25. Mai 2018 entfacht sich die Debatte um den persönlichen Datenschutz bei Kommunikationsplattformen wie WhatsApp erneut. Diesmal liegt der Fokus nicht auf der Sicherheit von persönlichen Nachrichten, sondern auf der betrieblichen Eignung von WhatsApp und inwiefern der Messenger überhaupt noch rechtens ist. Auch in der Baubranche ist die mobile WhatsApp weitverbreitet, dennoch sind viele Unternehmer verunsichert, was die rechtliche Lage der Software angeht. In diesem Artikel klären wir diese auf und bieten mögliche Lösungen zu der aktuellen Datenschutzproblematik.
Whats- the Problem?
Wenigen ist bewusst, welch umfassenden Rechte sich der Messenger-Dienst WhatsApp einräumen lässt. Jeder, der die App nutzt und somit den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) der Facebook-Tochter eingewilligt hat, erteilt WhatsApp Zugang zu allen Kontakten, die im Adressbuch seines Mobiltelefons stehen. WhatsApp selbst formuliert dies in seinen AGBs so:
„Du stellst uns regelmäßig die Telefonnummern von WhatsApp-Nutzern und deinen sonstigen Kontakten in deinem Mobiltelefon-Adressbuch zur Verfügung. Du bestätigst, dass du autorisiert bist, uns solche Telefonnummern zur Verfügung zu stellen, damit wir unsere Dienste anbieten können.“
Dies bedeutet, dass WhatsApp sich regelmäßig mit Ihrem Adressbuch synchronisiert und somit die Telefonnummern all Ihrer Kontakte erhält. Nun ist es im Normalfall so, dass ein WhatsApp-Nutzer nicht jeden seiner Kontakte explizit um die Erlaubnis zur Weiterleitung seiner persönlichen Daten fragt. Demnach gibt es zwei mögliche Szenarien:
Der weitergeleitete Kontakt ist selbst WhatsApp-Nutzer und hat somit auch die AGBs der Firma eingewilligt. Dadurch sollte die Wirksamkeit der Einwilligung zur Weiterleitung seiner persönlichen Daten an WhatsApp gegeben sein. In diesem Fall bleiben Sie im Recht.
Der weitergeleitete Kontakt ist kein WhatsApp-Nutzer. Somit hat er den AGBs von WhatsApp nicht eingewilligt und Sie haben seine Telefonnummer ohne Berechtigung an das US-Unternehmen weitergeleitet. Laut der DSGVO ist jegliche Weiterleitung, Empfangen oder bloße Möglichkeit der Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten durch Dritte erlaubnispflichtig. Ergo, Sie begehen durch die Weiterleitung der Telefonnummer an WhatsApp einen Datenschutzverstoß.
Ein Alltagsbeispiel findet sich im einfachen Kontaktaustausch zwischen Bauunternehmer und Kunden. Erhält der Unternehmer vom Kunden seine Visitenkarte, so darf er Telefonnummer des Kunden in seinem mobilen Adressbuch speichern. Hat der Unternehmer aber auf seinem Mobiltelefon WhatsApp installiert, gleicht die Software automatisch seine Kontaktdaten ab und die Nummer des Kunden wird an den Messenger-Dienst übermittelt. Hierfür hat der Kunde in der Regel keine Erlaubnis erteilt. Somit macht sich der Unternehmer strafbar.
Strafen bei Datenschutzverstößen
Die Grenze der möglichen Strafen bei Datenschutzverstößen hat sich seit der Einführung der DSGVO erhöht. Wer nun ohne Einwilligung aller Kontakte oder entsprechender Softwarelösung über WhatsApp kommuniziert, dem drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Unternehmensjahresumsatzes. Auch das neue WhatsApp Business schützt hier nicht. Mögliche Kläger könnten Verbraucherzentralen oder Datenschutzbehörden sein.
Whats- the Solution?
Um diesem Problem vorzubeugen gibt es einige mögliche Lösungsansätze. Die erste Lösung ist ein sogenannter Exchange Container, welcher die Synchronisation von Apps innerhalb des Containers mit denen außerhalb unterbindet. Somit kann WhatsApp nicht mehr auf das Adressbuch des Mobiltelefons zugreifen und Ihre Kontakte bleiben sicher.
Daraus entsteht der Nachteil, dass nun alle Kontakte per Hand in WhatsApp eingespeist werden müssen. Da diese Lösung außerdem sehr zeit- und kostenaufwendig ist, eignet sie sich deshalb eher für große Unternehmen.
Eine weitere Lösung ist das Verwalten des Zugriffs von WhatsApp auf das mobile Adressbuch über die Handy-Einstellungen. Damit kann dem Messaging-Dienstleister der Zugang zu Ihren Kontakten verwehrt werden. iPhone-Nutzer können im Menüpunkt Datenschutz der Einstellungen sehen, welchen Apps der Zugriff auf die Kontaktdaten gestattet wurde und diesen ggf. kappen.
In neueren Androidmodellen ist dies auch der Fall. Über die Einstellungen gelangen Sie zu Konten, dann zu WhatsApp und schließlich zu Sync-Einstellungen. Jedoch muss für ältere Modelle eine entsprechende App installiert werden.
Auch diese Methode stoppt effektiv die Synchronisation Ihrer Kontakte in WhatsApp. Eine Schwäche besteht jedoch darin, dass alle bereits synchronisierten Kontakte in WhatsApp bestehen bleiben.
Wechsel der Kommunikationsplatform
Prozeo sieht die aktuellen Entwicklungen im Datenschutzrecht sowie das Fehlen brauchbarer Alternativen für die Kommunikation in der Baubranche als Anlass, eine rechtssichere Kommunikationsplattform zu entwickeln. Diese soll nicht nur WhatsApp, sondern auch Telefon, Fax und Email ersetzen.
Oftmals wird die Baubranche von außen als entwicklungsresistent abgestempelt. Jedoch erleben wir sie ganz anders: Seit Jahren werden auch in der Bauindustrie Projekte jeder Größenordnung digital koordiniert, nur geschieht dies nicht im Rahmen einer strukturierten Projektmanagement-Software, sondern über WhatsApp. Die 2018 Studie des Marktforschungsinstitut BauInfoConsult ergab, dass fast 40% aller Bauunternehmer WhatsApp für die Kommunikation mit Kollegen und Kunden nutzen. Das heißt also, dass die Baubranche sehr wohl digitalisiert ist. Da es momentan nur keine branchenspezifischen Möglichkeiten zur Digitalisierung von Kommunikationsprozessen gibt, fallen viele Bauunternehmer auf die nächstbeste Lösung zurück: WhatsApp.
WhatsApp ist im Jahr 2018 im Geschäftskontext nicht mehr zeitgemäß. ComBind ist eine in sich abgeschlossene Kommunikationsplatform, die es Ihnen ermöglicht, am Computer wie auch über Ihr mobiles Endgerät mit allen Beteiligten auf der Baustelle in Echtzeit zu kommunizieren. Da die Software keinen Zugriff auf Ihre Telefonkontakte benötigt, sind die persönlichen Daten unbeteiligter Personen sicher. Nur Nutzer, die unseren AGBs eingestimmt haben, können Informationen über Combind teilen und empfangen. Damit vermeiden wir die Rechtsfalle, in die Sie bei WhatsApp tappen.
Kurznachrichten wie auch Bilder, die bislang über WhatsApp verschickt wurden, können Sie nun in unserer Chatfunktion einfach und schnell verschicken. Auch Emails können Sie mit unseren formellen Nachrichten senden und Dokumente jeglichen Formats mit Kollegen und Kunden teilen.
Dadurch, dass ComBind anders als WhatsApp speziell für die Baubranche entwickelt wurde, können wir Ihnen Vorteile bieten, die weit über das hinaus geht, wozu WhatsApp fähig ist. Angefangen mit unserer Datenstruktur ermöglichen wir eine projektorientierte Kommunikationsweise: Als Projektleiter können Sie flexibel entscheiden, wer welche Ebene eines Vorhabens sehen, kommentieren oder bearbeiten darf. Dies funktioniert nicht nur firmenintern. Sie können auch externe Gewerke mit in die Kommunikation einbinden!
Einer der größten Zeitfresser bei der herkömmlichen Kommunikation über WhatsApp, Telefon und Email ist das Finden von relevanten Informationen. Oftmals müssen sich einzelne Parteien aus überfluteten Emailverteilern oder Chatverläufen die Informationen zusammensuchen, die für sie wichtig sind. Durch ein flexibles Berechtigungssystem können Zugangsberechtigungen individuell angepasst werden, sodass jedes Gewerk und jeder Beteiligter nur das zu sehen bekommt, was für ihn relevant ist.
Darüber hinaus, bietet ComBind Funktionen wie das Bautagebuch oder Mängelmanagement, mit denen Prozeo den Bauunternehmer in seinem Alltagsgeschäft unterstützen möchte.
Wenn Sie für Ihre betriebliche Kommunikation WhatsApp verwenden und erkannt haben, dass es für Ihren Beruf aufgrund der Rechtslage nicht mehr haltbar ist, ist ComBind das Produkt für Sie. ComBind bietet nicht nur die Funktionalität von WhatsApp, sondern zudem einen rechtssicheren digitalen Raum in dem Sie Ihre Kommunikation intern und nach außen strukturiert und transparent gestalten können.
Fazit:
Die betriebliche Kommunikation, häufig durch WhatsApp gehandhabt unterliegt durch die DSGVO einer Problemstellung. Sobald Sie Kontakte in Ihrem mobilen Adressbuch einspeichern, die selbst kein WhatsApp verwenden und Sie die App auf Ihrem Smartphone installiert haben, machen Sie sich strafbar. Es gibt nur wenige sinnvolle Lösungen zu diesem kritischen Problem die nicht aufwendig und teuer sind. Prozeo bietet durch seine Kommunikationsplattform ComBind eine der wenigen Alternativen, die nicht nur die Datenschutzfalle vermeiden, sondern auch noch einen tatsächlichen Mehrwert im Alltag eines Bauunternehmers bietet.
Themen in diesem Fachartikel:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Prozeo bietet auf der B2B-SaaS-Plattform „ComBind“ Architekten, Projektentwicklern und Generalunternehmern sofortige Informationen, strukturierte Kommunikation und Projekte mit allen Partnern. Projektverläufe sind umfassend nachvollziehbar, Nutzer sparen Zeit in der Berichterstattung und arbeiten auf Basis konsolidierter Informationen. In ComBind können Aufgaben an Projektmitglieder verteilt, Informationen, Dokumente und Pläne ausgetauscht und das gesamte Bauprojekt digital erfasst werden. Einarbeitungszeiten werden durch standardisierte Funktionen und intuitive Benutzeroberflächen auf ein Minimum reduziert.
Datum: 22.08.2018 - 15:39 Uhr
Sprache: Deutsch
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Aachen
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Kategorie:
Datensicherheit
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